Hybrid Scheduling: Der ultimative Leitfaden zur Arbeitsplanung

Für Angestellte war die Zeitplanung in einer normalen Büroumgebung früher ein unkomplizierter Prozess, bei dem die Kolleg:innen täglich miteinander zu tun hatten. Der Wandel hin zu einer flexibleren Belegschaft hat jedoch die Bedeutung der hybriden Arbeitsplanung oder auch Hybrid Scheduling hervorgehoben. Bei diesem Modell wird die strukturierte Arbeit im Büro mit der flexiblen Arbeit im Homeoffice kombiniert. Mit Tools wie Office Scheduling Apps und Office 365 Meeting Schedulers kann die Verwaltung einer hybriden Arbeitswoche zu einem automatisierten, nahtlosen Prozess werden.  

Das Wichtigste in Kürze  

• In Zeiten hybrider Arbeit sind nicht mehr alle Mitarbeitenden im Büro. Das sorgt bei Teamleitern & Geschäftsführern für die Sorge, dass Teams nicht ausreichend genug kollaborieren.  
• Hybrid Scheduling beschreibt die Planung von Arbeitstagen im Homeoffice bzw. im Büro, um sich untereinander zu treffen & zusammenzuarbeiten.
• Mit Tools wie Office Scheduling Apps können Mitarbeitende & Teams sich mit nur wenigen Klicks untereinander vernetzen & mehr Zeit im Büro verbringen.
• Ein Tool ist die Seatti Team Days Funktion. Hier könnt ihr euch als Team abstimmen & eintragen, wann der beste Bürotag für euch alle ist.  

Was versteht man unter Hybrid Scheduling?  

Unter Hybrid Scheduling versteht man den Prozess der Planung und Organisation der Arbeitszeiten eines hybriden Teams. Dieses Konzept ist vor allem für die Arbeitsplatzgestaltung und für Angestellte relevant, da es zum einen Planungssicherheit für die Belegschaft gibt und zum anderen die Zusammenarbeit im Team fördert. Es fördert somit das Gleichgewicht zwischen der Büroauslastung und der Nutzung von Homeoffice in eurem Unternehmen.  

Warum ist dieser Faktor so wichtig?  

Eine ordnungsgemäße hybride Arbeitsplanung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Teamzusammenhalts und der Unternehmenskultur. Zu den Problemen, die sich aus unzureichenden persönlichen Interaktionen ergeben, gehören:  

• Vermindertes Zugehörigkeitsgefühl: Seltene Interaktionen im hybriden Büro können das Gefühl der Zusammengehörigkeit des Teams beeinträchtigen.  
• Schwächung der Unternehmenskultur: Ein Rückgang der zwanglosen und zufälligen Begegnungen im Büro kann sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken.  
• Vermehrte zwischenmenschliche Konflikte: Mangelnde zwischenmenschliche Kommunikation kann zu Missverständnissen und Konflikten in euren Teams führen.  
• Sinkende Motivation & Produktivität: Räumliche Distanz und die potenzielle Isolation im Homeoffice kann die Motivation verringern und sich auf die Produktivität & Innovationskraft auswirken.  

Was solltet ihr bei der hybriden Arbeitsplanung beachten?  

Zu den wichtigsten Überlegungen für eine effektive hybriden Teamplanung gehören:  

• Sicherstellen, dass Teammitglieder und Mitarbeitende regelmäßig im Büro zusammenarbeiten können.  
• Arbeitszeiten abstimmen, damit die Mitarbeitende, die an denselben Projekten arbeiten, gleichzeitig im Büro sind.
• Die Verwendung von Planungswerkzeugen & Kollaborationstools für einen nahtlosen und automatischen Planungsprozess.

Hybrid Scheduling ist wichtig für eure Teams!

Die hybride Arbeitsplanung kann verschiedene Formen annehmen, die jeweils auf die unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen und die Präferenzen eurer Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Hier sind einige Beispiele:  

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Beispiele für Hybrid Scheduling

Die hybride Arbeitsplanung kann verschiedene Formen annehmen, die jeweils auf die unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen und die Präferenzen eurer Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Hier sind einige Beispiele:  

Feste Büroquoten

Bei diesem Modell müssen die Mitarbeitenden einen bestimmten Prozentsatz ihrer Arbeitszeit im Büro verbringen, z. B. 50 %, oder eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen pro Woche. Dieser Ansatz bietet ein Gleichgewicht zwischen der Zusammenarbeit im Büro und der Flexibilität aus der Ferne.  

Teamspezifische Bürotage

Manche Unternehmen legen innerhalb hybrider Arbeit für ganze Teams oder Abteilungen bestimmte Tage fest, an denen sie im Büro sind. So kann beispielsweise das Marketingteam montags und mittwochs im Büro arbeiten, während die IT-Abteilung dienstags und donnerstags anwesend ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Teammitglieder genügend Zeit für persönliche Besprechungen und gemeinsame Arbeit haben.  

Rollenbasierte Zeitplanung

Bei diesem Ansatz richtet sich der Zeitplan nach der Art der Tätigkeit in eurem Unternehmen. Tätigkeiten, die eine intensivere Zusammenarbeit oder die Nutzung von Büroressourcen erfordern, können zum Beispiel mehr Tage im Büro haben als bei Tätigkeiten, die vom Homeoffice aus erledigt werden können.

Flexibles Arbeiten mit Kernzeiten im Büro

Eure Mitarbeitenden können mit einigen Ausnahmen frei wählen, wann sie im Büro sein wollen. So könnt ihr als Unternehmen beispielsweise verlangen, dass alle Mitarbeitenden in der ersten Woche eines jeden Monats zum Teambuilding und für strategische Meetings im Büro anwesend sind, während der Rest des Monats flexibel ist.

Projektbasierte Zeitplanung

Bei diesem Modell dreht sich alles um bestimmte Projekte. Virtuelle Teams, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, müssen unter Umständen für die Dauer des Projekts gleichzeitig im Büro arbeiten, um eine bessere Koordination und schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Hybride Rotationsplanung

Hierbei werden eure Mitarbeitenden systematisch in das Büro ein- und aus dem Büro abgezogen. So könnten beispielsweise verschiedene Teilgruppen eines Teams alle zwei Wochen abwechselnd im Büro sein, um sicherzustellen, dass jeder zu gleichen Teilen im Büro und außerhalb arbeitet.

Jedes dieser Modelle kann durch den Einsatz eines hybrid Scheduling Tool wie dem Team Planner von Seatti verbessert werden. Solche Tools helfen bei der automatischen Organisation und Aktualisierung von Zeitplänen auf der Grundlage von Teambedürfnissen, individuellen Präferenzen und Projektanforderungen und gewährleisten so eine harmonische und effiziente hybride Arbeitsumgebung.

Dabei bietet Hybrid Scheduling via App oder Software mehrere Vorteile:

• Automatische Koordinierung der Arbeitstage von Teammitgliedern und Projektmitarbeitern im Büro.
• Organische Entwicklung von hybriden Zeitplänen in großem Umfang, ohne starre Durchsetzung von der Managementebene an die Belegschaft.  
• Vereinfachte Terminkoordination, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern.  

Hybrid Scheduling via Seatti Team Planner

Die hybride Arbeitsplanung ist eine bedeutende Entwicklung in der Arbeitswelt, die traditionelle Büroumgebungen mit der Arbeit an entfernten Standorten kombiniert. Die effektive Umsetzung von Strategien zur hybriden Arbeitsplanung kann die Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit und die betriebliche Effizienz steigern. Zur Unterstützung dieses Arrangements bietet Seatti den Team Planner an, ein Tool, das Teams bei der Planung und Koordinierung von Bürotagen hilft und so die Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung verbessert.