Flächenoptimierung: Wie groß muss ein Büro sein?

Durch die Corona-Pandemie hat sich eines herausgestellt: Das Büro und die Rolle von Büroflächen veränderten sich zunehmend. Das Homeoffice und Hybrid Work setzen sich immer weiter durch. Je weniger Mitarbeitende im Büro sind, desto weniger Arbeitsplätze werden benötigt. Gleichzeitig wachsen Unternehmen, aber wollen die Flächen nicht vergrößern. Wie groß muss ein Büro also sein? Wie gelingt die Flächenoptimierung im Büro?

Das Wichtigste in Kürze

• Wie viel Platz ein Unternehmen im Büro braucht, lässt sich pauschal nicht beziffern. Es kommt viel mehr auf die Nutzung & Auslastung von Büroflächen an.
• Unternehmen wollen Betriebs- und Mietkosten sparen, da sie den zweitgrößten Kostenblock in den meisten Firmen darstellen.  
• Die vermehrte Nutzung von Homeoffice durch Mitarbeitende ermöglicht es Unternehmen ihre Büros schnell zu optimieren.
• Hybrides Arbeiten hilft bei der Flächenoptimierung, indem Mitarbeitenden mehr Flexibilität & Freiheit gegeben wird, sondern sich langfristig Kosten einsparen lassen.

Wie viel Platz braucht ein Büro?

Nun, darauf gibt es keine pauschale Antwort. Denn bei der Nutzung und Fläche von Büros kommen viele unterschiedliche Faktoren zusammen. Denn jedes Unternehmen hat einen anderen Bedarf und andere räumliche Grundvoraussetzungen: Zwar lässt sich der Flächenbedarf mit zahlreichen Rechnern ermitteln, aber der wirkliche Bedarf hängt von vielen verschiedenen Umständen ab:

• Unternehmensstandort: Ob ein Unternehmen seinen Sitz in einer Metropolregion, im suburbanen Raum oder auf dem Land hat, hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Größe & Kosten des Büros.
• Wachstumsbestreben: Jedes Unternehmen möchte in einer Art wachsen. Wenn aber die Mitarbeiteranzahl steigt, kann mitunter auch der Bedarf an Räumlichkeiten steigen.
• Raumnutzungskonzept: Wie werden die Büroflächen genutzt? Gibt es ein Raumnutzungskonzept? Besteht das Office aus vielen kleinen Einzelbüros oder einem Großraumbüro.
• Unternehmenspolitik: Was für eine Einstellung hat das Unternehmen zu neuen Trends wie hybrid Work
• Mitarbeiterverhalten: Wie sollen und wollen die Mitarbeitenden im Unternehmen in Zukunft arbeiten. Vor Ort, im Homeoffice oder hybrid?
• Branche: Lässt sich der Flächenbedarf überhaupt verändern? Bei Produktionsunternehmen kann das mitunter schwierig werden.

Warum Flächen verändern?

Zahlreiche Studien bestätigen, dass die Kosten für die Büronutzung für Unternehmen nach den Personalkosten oft der zweitgrößte Kostenblock darstellen. Flächen zu optimieren hat somit zahlreiche Vorteile: Indem Büros an die tatsächliche Nutzung und Auslastung angepasst werden, können überschüssige Flächen umgestaltet oder Kosten eingespart werden. Vor allem in Zeiten der Energiekrise hilft das Unternehmen deutlich.

Aber auch eine Umgestaltung von Flächen kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität führen. Fühlen sich Mitarbeitende wohl, ist das ein Grund, das Büro regelmäßiger aufzusuchen, strategisch mit anderen zu arbeiten und sozial zu interagieren. Bei der Optimierung geht es also nicht nur um die Senkung von Kosten, sondern um eine Effizienzsteigerung im Allgemeinen.  

Welche Trends gibt es bei der Umnutzung von Flächen?

Um dieses Einsparungspotenzial zu nutzen, haben sich in den letzten Monaten verschiedene Trends herauskristallisiert. Dazu gehören:  

Flex Office/ Co-Working Areas

Ein erster, aber sehr zögerlicher Ansatz bei der Flächenoptimierung stellen die sogenannten Flex Offices dar. Viele Büros sind durch den vermehrten Einsatz von Homeoffice oder Remote Work leer oder nur zum Teil genutzt. Denn Firmen gehen davon aus, dass sich dieser Trend weiter durchsetzt und in Zukunft pro Mitarbeitenden weniger Flächen benötigt werden. Der genaue Bedarf an Fläche ist dabei völlig unklar.

Um die Zeit zwischen der wirklichen Umsetzung und Flächenoptimierung zu überbrücken, mieten sich vor allem in Metropolregionen vermehrt Unternehmen in Flex Offices ein und lassen alte Mietverträge auslaufen. So können Unternehmen innerhalb eines Zeitraums von 12 bis 24 Monaten sehen, wie viel Flächen sie benötigen und dann Entscheidungen treffen. So ist beispielsweise der Anteil an Untervermietungen in Berlin von 2019 auf 2020 von zwei auf sechs Prozent gestiegen.  

Der Nachteil: Die eigenen Büroflächen werden aufgegeben und nicht optimiert. Es geht lediglich um Kosteneinsparungen – und das nur auf kurze Sicht. Das ist besonders für Mitarbeitende ein sehr unsicheres Konzept. Denn vor allem in Großstädten ist der Bürostandort und die verbundene Anfahrtsfahrt ein wichtiges Kriterium für Mitarbeitende.  

Hybride Büros

Einen langfristigen Ansatz verfolgen hingegen hybride Büros. Eine globale Unternehmenspolitik mit mehreren Präsenztagen in der Woche und Shared Desks sind zwei zentrale Faktoren in diesem Modell.

Denn laut aktuellen Studien könnten ca. 85 % der Mitarbeitenden in Büros ihre Beschäftigung aus dem Homeoffice erledigen. Gleichzeitig nehmen Mitarbeitende laut Institut der deutschen Wirtschaft Köln fast zweimal die Woche diese Möglichkeit wahr. Werden zusätzlich noch die Arbeitsplätze im Büro geteilt, muss nicht jedem Mitarbeitenden ein eigener Schreibtisch zugewiesen werden. Der Flächenbedarf sinkt also.

Und das birgt ein enormes Einsparungspotenzial. Nehmen Mitarbeitenden diese Flexibilität wahr, könnten Büros schnell und einfach optimiert werden – und letztendlich Flächen reduzieren oder umgestalten. So ist die Flächenoptimierung in Büros direkt an das Mitarbeiterverhalten gekoppelt. Zwar dauert dieser Prozess länger, bietet Firmen und Mitarbeitenden gleichzeitig Vorteile. Der Schlüssel zum Erfolg ist hier Kommunikation. Gelingt diese, kann hybrides Arbeiten die Flächenoptimierung vorantreiben und gleichzeitig Firmen als Arbeitgeber attraktiver machen.

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Weniger Flächen: Folgt jetzt ein „Streit um Arbeitsplätze?”

Damit hybrides Arbeiten und die Flächenoptimierung gleichermaßen funktionieren, ist ein modernes Büro- und Raumnutzungskonzept sinnvoll. Eine zentrale Rolle spielen hier die Organisation und die Kommunikation im Unternehmen.  

Ein zentrales Tool kann dabei helfen, die Kommunikation zu erleichtern und gleichzeitig Mitarbeitenden die Garantie auf einen Arbeitsplatz vor Ort zu geben. Mitarbeitende buchen sich schnell und einfach einen Schreibtisch über eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware für einen ganzen Tag oder einige Stunden. Das hilft bei der Organisation im Büro sowie beim Austausch mit den Kolleg:innen. Positiver Nebeneffekt ist die Sammlung von Langzeitdaten und letztendlich die Einsparung von Kosten.  

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