Die Produktivität im Büro zu steigern ist oft leichter gesagt als getan. Denn die tägliche Routine, kleine Unterbrechungen und manchmal auch die allgemeine Büroatmosphäre können echte Produktivitätskiller sein. Wenn ihr euch fragt, wie ihr die Produktivität im Büro erhöhen könnt, seid ihr hier genau richtig. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr mehr Produktivität im Büro erreichen könnt, welche Methoden helfen, die Produktivität im Büro zu messen, und welche einfachen Tricks euch schnell zu mehr Effizienz verhelfen.
Das Wichtigste in Kürze
- Trotz gegenteiliger Studien ist die Sorge, dass Mitarbeitende im Homeoffice weniger produktiv sind als Teammitglieder, die im Büro arbeiten.
- Vor allem beim Management vieler Unternehmen besteht das Gefühl eines Kontrollverlust aufgrund mangelnder Transparenz der Arbeitsorte.
- Um diese kulturellen Differenzen zu beseitigen, ist es wichtig, für ein hybrides Arbeitsmodell klare Erwartungshaltungen aufzustellen.
- Um die Transparenz in hybriden Unternehmen zu verbessern, lohnt sich eine Workplace Engagement Software wie Seatti.
Kulturelle Herausforderung: Produktivität im Büro = Büropräsenz?
In vielen Unternehmen ist die Gleichsetzung von Büropräsenz mit Produktivität tief verwurzelt – schließlich galt lange die Devise: Wer physisch im Büro ist, arbeitet auch effektiv. Doch diese Denkweise ist mittlerweile überholt und kann die Flexibilität und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden einschränken. Die Pandemie und der vermehrte Einsatz von Homeoffice haben gezeigt, dass produktives Arbeiten auch unabhängig von Büropräsenz möglich ist. Produktivität bemisst sich an den Ergebnissen und nicht am Aufenthaltsort.
Um diese veraltete Denkweise aufzubrechen, braucht es eine Kultur des Vertrauens und der Ergebnisorientierung. Führungskräfte sollten den Fokus weniger auf die physische Anwesenheit und mehr auf das individuelle Arbeitspensum und die Erreichung von Zielen legen. Das stärkt nicht nur das Engagement, sondern fördert auch die Eigenverantwortung und Motivation des Teams. Ein Ansatz könnte darin bestehen, klare Leistungskennzahlen festzulegen und den Mitarbeitenden die Freiheit zu geben, diese auf die Weise zu erfüllen, die für sie am besten funktioniert – ob im Büro oder remote.
Letztlich erfordert der Wandel eine offene und transparente Kommunikation über die Erwartungen und Bedürfnisse beider Seiten. Ein flexibler Umgang mit Büropräsenz kann das Arbeitsumfeld erheblich verbessern und gleichzeitig die Produktivität aufrechterhalten – oder sogar steigern.
Schlüsselstrategien zur Steigerung der Produktivität
Um die kulturelle Transformation erfolgreich zu bewerkstelligen, ist es wichtig, dass ihr von Anfang an auf eine klare Kommunikation setzt. Denn nur wenn die Erwartungshaltungen seitens des Managements und der Belegschaft klar sind, lässt sich der kulturelle Wandel erfolgreich vollziehen.
Hier sind einige Punkte, die ihr beachten solltet:
1. Klare Richtlinien und Erwartungen
Ein festes Regelwerk sorgt für klare Strukturen und vermeidet Kommunikationsprobleme. Die Festlegung von Kernarbeitszeiten ist ein Beispiel dafür: Wenn jeder im Team zu bestimmten Zeiten erreichbar ist, lassen sich Teaminteraktionen und hybride Meetings einfacher organisieren und koordinieren.
Zudem tragen klare Verfügbarkeits- und Antwortzeiten dazu bei, dass der Kommunikationsfluss im Team besser funktioniert. Wenn jeder weiß, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, bleiben Projekte auf Kurs, und Unklarheiten werden minimiert.
Auch die Planung gemeinsamer Bürotage sollte offen und transparent gehandhabt werden. Schließlich sind verpflichtende Büroquoten kein gutes Mittel, um eure Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro zu holen. Offen zu sagen, warum ihr gemeinsame Tage im Office fördern wollt, erhöht die Akzeptanz für das Wechselmodell.
2. Einsatz von Technologie und Tools
Auch mit den passenden Tools lässt sich die Produktivität im Büro steigern. Kollaborationstools wie Slack, Microsoft Teams oder auch Seatti ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation, selbst in hybriden Teams. Gleichzeitig sorgen Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder ClickUp erleichtern die Projektverteilung, Zuständigkeiten und Fortschritt bei abteilungsübergreifenden Aufgaben. Diese Tools erleichtern es euch, Aufgaben zu priorisieren, Deadlines einzuhalten und effizient zusammenzuarbeiten.
Auch eine Workplace Engagement Software hilft euch dabei, das Wechselmodell erfolgreicher durchzuführen. Eine Software wie Seatti hilft euch dabei:
- Erhaltet Benachrichtigungen, wenn euer Team oder eure Lieblingskolleg:innen vor Ort sein werden.
- Seht auf einem Blick, wer im Büro ist, und welche Veranstaltungen stattfinden.
- Verabredet euch zu Events oder gemeinsamen Mittagessen.
- Plant Teammeetings und abteilungsübergreifende Bürotage.
3. Förderung der Teamkultur und des Engagements
Ein starkes Teamgefühl trägt erheblich zur Produktivität bei. Regelmäßige Teammeetings, sei es virtuell oder in Präsenz, stärken das Gemeinschaftsgefühl und schaffen Raum für Feedback und Austausch. Virtuelle Kaffeepausen oder digitale Mittagspausen bieten außerdem informelle Gelegenheiten, sich auch über berufliche Themen hinaus auszutauschen. Diese Maßnahmen fördern eine positive Unternehmenskultur, die Motivation und Engagement erhöht.
Auch regelmäßige Team-Events fördern nachweislich die Mitarbeiterbindung und sorgen dafür, dass die Motivation innerhalb eures Teams hoch bleibt.
4. Flexible Arbeitsgestaltung
Flexibilität ist heutzutage für viele Arbeitnehmer ein wichtiger Aspekt für mehr Wohlbefinden und Produktivität im Job. Flexible Arbeitszeiten innerhalb festgelegter Kernzeiten ermöglichen es, persönliche Arbeitsrhythmen zu berücksichtigen und die Work-Life-Balance zu verbessern. Die Unterstützung bei der Balance zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen stärkt die Zufriedenheit und reduziert Stress. Flexibilität im Arbeitsalltag kann so einen erheblichen Beitrag zur Produktivitätssteigerung im Büro leisten.
Produktivität steigern - mit mehr Kollaboration im Büro
Um die Produktivität im Büro gezielt zu steigern, sorgt Seatti dafür, dass isolierte Team-Silos aufgebrochen und die Zusammenarbeit gefördert wird. Mit unserem In-Office-Engagement-Modul unterstützt ihr eine stärkere Präsenz im Büro, wodurch unsere Kunden ihre Anwesenheitsrate im Schnitt um 32 % erhöhen konnten.
Das Meetup-Dashboard hilft euren Mitarbeitenden, produktiver zu arbeiten, indem es ihnen mit einem Klick zeigt, wer an welchen Tagen im Büro ist. So können sie ihren Tag besser planen und wissen im Voraus, woran die Kollegen arbeiten, was die Zusammenarbeit und die Projektkoordination erheblich erleichtert.
Die Teambuchungsfunktion ermöglicht es euch zudem, regelmäßige Teamtage zu organisieren, an denen alle produktiv an gemeinsamen Projekten arbeiten können – einfach und direkt über MS Teams.
