In Zeiten von immer mehr Flexibilität und Mobilität auf dem Arbeitsmarkt gewinnt auch das Konzept des "Flex Desk" immer mehr an Bedeutung. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff und welche Vorteile bietet ein Flex Desk Konzept für euer Unternehmen?
Das Wichtigste in Kürze
- Flex Desks bedeutet, dass eure Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern ein Schreibtisch mehrere Kolleg:innen zur Verfügung steht.
- Das bedeutet für euer Unternehmen, dass sie deutlich an Fläche einsparen können oder bei gleichbleibender Fläche weitere Mitarbeitenden einstellen können.
- Für Mitarbeitende ermöglicht das Modell eine verbesserte Work-Life-Balance durch den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro.
- Eine Flex Desk Software hilft dabei, Büros besser zu organisieren & zu verwalten sowie die Kollaboration in eurem Unternehmen zu fördern.
Was steckt hinter dem Flex Desk Konzept Flex Desk?
Das Konzept des Flex Desks wird oftmals als Synonym für das hybride Arbeiten verwendet. Beide Begriffe beschreiben, dass eure Mitarbeitende nicht mehr an einen persönlichen Schreibtisch gebunden sind, sondern ein Arbeitsplatz von mehreren Kolleg:innen genutzt wird.
Je nach Bedarf und Auslastung des Büros können eure Mitarbeitende sich an einen beliebigen Arbeitsplatz niederlassen. Oftmals wird zusätzlich eine Flex Desk Policy eingeführt, die Mitarbeitende verpflichtet, einen bestimmten Prozentsatz ihrer Arbeitszeit im Büro zu verbringen.
Zwanghafte Versuche, eure Mitarbeitende zurück ins Büro zu holen, sind aber meist kein guter Weg und widersprechen dem flexiblen Ansatz des Flex Desk Konzeptes.
Vorteile von Flex Desks
Das Modell der Flex Desks hat einige Vorteile zum alten, konservativen Modell der Büroarbeit. Denn nicht nur eure Mitarbeitende, sondern auch ihr als Unternehmen profitiert vom hybriden Arbeitsmodell. Zu den Vorteilen gehören:
- Flexibilität: Durch die Möglichkeit, an verschiedenen Arbeitsplätzen zu arbeiten, wird eine größere Flexibilität und Unabhängigkeit von bestimmten Arbeitsplätzen ermöglicht. Das fördert nicht nur die Kreativität, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Work-Life-Balance.
- Kostenersparnis: Für euch als Unternehmen kann die Einführung von Flex Desks ein Kostenersparnis bedeuten, da weniger feste Arbeitsplätze eingerichtet werden müssen. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Fixkosten für die Anschaffung und anstehende Kosten für die Wartung von Arbeitsplätzen. Zusätzlich könnt ihr so auch eure Bürokosten senken.
- Effizienz: Mit dem Flex Desk Konzept nutzt ihr eure Büroressourcen deutlich effizienter. Nachdem ihr beispielsweise mittels einer Flex Desk App die Auslastung eurer Büroflächen ermittelt habt, könnt ihr durch die Buchung von Ressourcen über das Tool, effizienter nutzen.
- Nachhaltigkeit: Die Nutzung von Flex Desks kann auch einen positiven Effekt auf die Nachhaltigkeit von Unternehmen haben, da weniger Arbeitsplätze eingerichtet und somit weniger Ressourcen verbraucht werden. Außerdem entfällt durch das Wechselmodell zwischen Homeoffice und Büro der Anfahrtsweg an vielen Arbeitstagen. Auch das vermindert den Co2-Ausstoß pro Kopf.
Wie lassen sich Flex Desks im Unternehmen implementieren?
Die Einführung eines Flex Desk Konzeptes kann für euch als Unternehmen anfangs eine große Herausforderung sein. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, solltet ihr die folgenden Schritte beachten:
Analyse des Arbeitsplatzbedarfs
Als Unternehmen solltet ihr den Arbeitsplatzbedarf eurer Mitarbeitenden analysieren und feststellen, wie viele Flex Desks Arbeitsplätze benötigt werden – und das ohne, dass es nach Kontrolle aussieht. Dabei solltet ihr auch berücksichtigen, ob bestimmte Arbeitsbereiche oder Abteilungen eine höhere Nachfrage nach Arbeitsplätzen haben als andere. Wird das Mitarbeiterverhalten richtig verstanden, lässt sich einfach Flächenoptimierung betreiben.
Kommunikation
Eine erfolgreiche Implementierung erfordert eine offene und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Die Vorteile und Herausforderungen sollten klar kommuniziert werden, um Bedenken oder Sorge eurer Mitarbeitenden zu minimieren.
Schulungen
Eure Belegschaft sollten geschult werden, wie sie Flex Desks effektiv nutzen können. Dazu gehören neben gesundheitlichen Schulungen auch Workshops zum Thema hybride Teamarbeit oder hybride Meetings. Denn die neue Arbeitsweise bedeutet auch ein Strukturwandel im Unternehmen. Sind Mitarbeitende vorbereitet, gelingt der Wandel deutlich einfacher.
Technologie
Ihr solltet sicherstellen, dass eure IT-Infrastruktur den Anforderungen von Flex Desks entspricht. Eure Mitarbeitende sollten Zugang zu gemeinsam genutzten Dateien und Programmen haben, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Auch die technische Implementierung einer Desk Sharing Software oder Flex Desk App sollte für alle Mitarbeitenden funktionieren.
Feedback
Sammelt regelmäßig Feedback eurer Mitarbeitenden ein und evaluiert dieses, um sicherzustellen, dass das Flex Desks Konzept den Bedürfnissen eurer Belegschaft entspricht und kontinuierlich verbessert werden kann.
Mit Seattis Buchungssoftware Flex Desks schnell & einfach einführen
Damit sich Flex Desks erfolgreich einführen lassen, braucht es eine klare Organisationsstruktur. Ein richtiges technisches Set-up kann hier enorm helfen. Eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware wie Seatti setzt Rahmenbedingen für die Verwaltung von Büroflächen.
Durch die besonders einfache Integration in Microsoft 365 kannst du durch die SSO-Anmeldung bisherige Nutzergruppen, Teams und Rechte mit einem Mausklick übernehmen. So organisierst du alles in Microsoft Teams und Mitarbeitende müssen weder ein zusätzliches Tool benutzen und du brauchst keine Schulungen organisieren. So gelingt die Arbeitsplatzbuchung im Handumdrehen!
Und ob Flex Desk für dein Unternehmen funktioniert, zeigt unsere integrierte Datenanalyse. Anhand von anonymisierten Buchungsdaten kannst du die Kapazität und Auslastung deiner Büroflächen in einem Dashboard sehen. Auf dieser Basis kannst du sehen, ob Flex Desk für dich wirklich funktioniert.
