In einer sich schnell verändernden Arbeitswelt, in der Flexibilität und Work-Life-Balance immer wichtiger werden, haben sich neue Arbeitsmodelle entwickelt, die den Bedürfnissen der Arbeitnehmer gerecht werden. Durch hybrides Arbeiten hat sich der Trend der Workation entwickelt. Hier können Mitarbeitende ihrer Tätigkeit auf Reisen nachgehen und so Arbeit und Freizeit miteinander verbinden. Aber welche rechtlichen Hürden liegen diesem Modell zugrunde?
Das Wichtigste in Kürze
- Bei der Workation können Mitarbeitende an einem beliebigen Ort ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen & gleichzeitig reisen.
- Damit die Workation auch rechtlich funktioniert, müssen Unternehmen & Arbeitnehmer:innen einiges beachten.
- Innerhalb der EU gilt in fast allen Fällen das deutsche Arbeitsrecht. Dennoch kommt es immer auf die Aufenthaltsdauer der Mitarbeitenden an.
- Es lohnt sich, die Workation auch in betrieblichen Vereinbarungen festzuschreiben.
Workation per Definition: Die Verschmelzung von Arbeit und Freizeit
Die Idee hinter einer Workation ist einfach: Arbeit und Urlaub werden miteinander kombiniert, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen beruflichen Verpflichtungen und persönlicher Erholung zu schaffen. Während einer Workation haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, an einem attraktiven Ort zu arbeiten, der normalerweise mit Urlaub und Entspannung assoziiert wird. Das können Strände, Berge oder andere inspirierende Orte sein. Hybrides Arbeiten hat diesen Trend weiter verstärkt und gefördert.
Die Definition einer Workation ist nicht einheitlich, da verschiedene Unternehmen und Arbeitnehmer unterschiedliche Ansätze verfolgen können. Im Allgemeinen bezieht sich der Begriff jedoch auf die Idee, dass Arbeitnehmer ihre beruflichen Verpflichtungen erfüllen können, während sie sich an einem anderen Ort befinden als ihrem regulären Arbeitsplatz. Die Dauer einer Workation kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen variieren.
Was muss bei einer Workation rechtlich beachtet werden?
Bei der Planung einer Workation sollten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die rechtlichen Rahmenbedingungen im Blick behalten. Hier sind einige wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten:
Arbeitszeitregelungen
Mitarbeitende, die eine bestimmte Zeit eine Workation an einem oder mehreren Orten im Ausland planen, sollten vorher mit ihrem Arbeitgeber reden. Grundsätzlich gilt bei einer Workation das deutsche Arbeitsrecht. Dieses sieht eine dauerhafte Tätigkeit aus dem Ausland oder die reine Workation nach ihrer Definition nicht vor. Daher ist es sinnvoll die Möglichkeit in Arbeits- oder Tarifverträgen oder abteilungsübergreifend in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.
Da der Schwerpunkt der Tätigkeit weiterhin in Deutschland stattfindet, gelten die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit. Es besagt, dass der Arbeitnehmer werktags nicht länger als acht Stunden arbeiten darf und zwischen den Arbeitseinheiten eine Ruhezeit von elf Stunden einhalten muss.
Aufenthaltsort- & Dauer
Eine Workation außerhalb Deutschlands ist per Definition auf eine bestimmte Zeit angelegt. Das heißt, Arbeitnehmer:innen gehen ihrer Tätigkeit für einige Wochen am Urlaubsziel oder im Ausland nach. Die Dauer sollte daher immer im Vorfeld einer Workation abgeklärt werden, da sich auch die Erreichbarkeit von Mitarbeitenden womöglich einschränken könnte. Auch in der Hinsicht auf die versicherungstechnischen Fragen einer Workation kann die Dauer einen Einfluss haben.
Durch die Freizügigkeit in der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) kann sich die Workation, die rechtlich gesehen als mobile Arbeit gesehen wird, bis zu 183 Tage erstrecken. Erst danach verändern sich steuerrechtliche und versicherungstechnische Rahmenbedingungen. Innerhalb der EU brauchen Arbeitnehmer:innen auch keine Arbeitserlaubnis einholen.
In Drittstaaten kann sich das schnell ändern, woraufhin mögliche Zusatzvereinbarungen geschlossen werden müssen oder das nationale Recht vor Ort näher unter die Lupe genommen werden muss.
Workation & Steuerrecht
Kurzfristige Tätigkeiten haben keine steuerrechtlichen Auswirkungen. Denn Mitarbeitende dürfen maximal 183 Tage pro Jahr im Ausland arbeiten, ohne dass die Workation steuerrechtlich einen Unterschied macht. Wichtig ist nur, dass während der Workation Arbeitnehmer:innen weiterhin nur in Deutschland steuerlich ansässig sind. Alles darüber hinaus verpflichtet Arbeitnehmer:innen in beiden Ländern eine Steuererklärung anzufertigen.
Datenschutz & IT-Sicherheit
Bei der Arbeit während einer Workation ist es wichtig, die Datenschutzbestimmungen und die IT-Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens einzuhalten. Arbeitnehmer sollten sicherstellen, dass sie über eine sichere Internetverbindung verfügen und angemessene Vorkehrungen treffen, um die Vertraulichkeit und Integrität von Unternehmensdaten zu gewährleisten.
Workation & sozialversicherungstechnische Aspekte
Ein wichtiger Aspekt bei einer Workation ist die sozialversicherungstechnische Absicherung der Arbeitnehmer. Da sich der Arbeitsort während einer Workation verändert, ist es wichtig zu klären, wie die sozialen Sicherungssysteme greifen und welche Rechte und Pflichten sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gelten.
In der Regel unterliegen Arbeitnehmer während einer Workation den gleichen sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen wie bei der Arbeit am regulären Arbeitsplatz. Sobald Mitarbeitende mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit in Deutschland verbringen, sind sie auch hier sozialversicherungspflichtig. Auch wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden ins Ausland entsenden, bleibt dieser Status erhalten.
Gültigkeit der Krankenversicherung
Ein wichtiger Faktor bei der sozialen Absicherung während einer Workation ist die Krankenversicherung. In den meisten Fällen behalten Arbeitnehmer während ihrer Workation ihren Krankenversicherungsschutz – vor allem im EU-Raum. Es ist jedoch wichtig zu überprüfen, ob dieser auch im Ausland gilt und welche spezifischen Regelungen für medizinische Versorgung und Notfälle gelten.
Auch die Unfallversicherung spielt eine Rolle, insbesondere wenn sich der Arbeitsort, während der Workation an einem ungewöhnlichen Ort befindet, beispielsweise beim Arbeiten in den Bergen oder am Strand. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter auch während der Workation ausreichend versichert sind und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
