Nicht nur die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Flexibilität, eine verbesserte Work-Life-Balance und mobiles Arbeiten sind zum Standard geworden. Was viele Unternehmen dennoch etwas schleifen lassen, ist die Arbeitsplatzgestaltung im Büro. Denn vor allem im hybriden Zeitalter bekommt das Büro einen neuen Stellenwert. Doch wie gestaltet man den Arbeitsplatz im Büro, um den Mitarbeitern eine angenehme und produktive Arbeitsumgebung zu bieten?
Das Wichtigste in Kürze
- Unternehmen müssen nicht nur eine gute Balance zwischen Büro & Homeoffice ermöglichen, sondern auch die Arbeitsplatzgestaltung im Büro aktiv umdenken.
- Denn das Büro ist der zentrale Ort sozialer Interaktion & Produktivität.
- Die Gestaltung des Büros muss auf Flexibilität, Ergonomie, Zusammen- und Fokusarbeit zugeschnitten werden.
Die eigenen Flächen auf den Prüfstand: Arbeitsplatzgestaltung neu gedacht
Damit hybrides Arbeiten funktioniert, muss das hybride Büro neu gedacht werden. Ein oberflächlicher Blick reicht hier meistens nicht aus, schließlich erfordert das System mit geteilten Arbeitsplätzen nicht nur eine gute Organisation, sondern muss diesem Arbeitsmodell auch räumlich entsprechen. Die Gestaltung des hybriden Büros bekommt daher einen neuen Stellenwert.
Daher bedarf es einer vollumfänglichen Analyse der Bestandsflächen, um eine ganzeinheitliche Flächenstrategie zu entwickeln. Daher heißt es am Anfang von hybrider Arbeit vor allem Daten zu sammeln. Das bedeutet konkret: Die Kapazitäten und die Nutzung des eigenen Büros herauszufinden.
Hier kann eine Desk Sharing Software von Nutzen sein, um dieses schlummernde Potenzial völlig zu entfalten und Flächenoptimierung des eigenen Büros vorzunehmen. Dabei werden die Buchungsdaten von Mitarbeitenden analysiert und in Relation zu den bereitgestellten Arbeitsplätzen gesetzt. So lässt sich langfristig die Flächen besser nutzen. Das führt entweder zu der Einsparung von Bürokosten oder zur neuen, effizienteren Raumgestaltung des Büros.
Wie sieht die Raumgestaltung des hybriden Büros aus?
Die Arbeitsplatzgestaltung im Büro ist ein wichtiger Aspekt, um die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu fördern. Eine gute Raumgestaltung trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen und sich auf ihre Arbeit konzentrieren können. Ein Konzept für die Gestaltung von Büroräumen im hybriden Umfeld sollte verschiedene Aspekte berücksichtigen:
Flexibilität
Büroräume sollten so gestaltet sein, dass sie flexibel genutzt werden können. Die Möglichkeit, schnell und einfach Möbel und Arbeitsbereiche umzugestalten, ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich an die unterschiedlichen Arbeitsbedingungen anzupassen. Hierfür können beispielsweise mobile Arbeitsstationen oder modulare Möbel eingesetzt werden.
Ergonomie
Die Gesundheit der Mitarbeitenden sollte bei der Gestaltung des Büros im Fokus stehen. Eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung kann helfen, Fehlbelastungen und damit verbundene Beschwerden zu vermeiden. Hierfür können höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle oder spezielle Beleuchtungssysteme eingesetzt werden.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden sind wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Teamarbeit im hybriden Umfeld. Um dies zu fördern, sollten Büroräume so gestaltet sein, dass sie den Austausch und die Interaktion zwischen den Mitarbeitenden unterstützen. Hierfür können beispielsweise Besprechungsräume, offene Meetingbereiche oder Pausenräume eingesetzt werden.
Kreativität und Inspiration
Ein inspirierendes Arbeitsumfeld kann die Kreativität und Motivation der Mitarbeitenden fördern. Ein Raumgestaltungskonzept für das Büro sollte deshalb auch darauf achten, dass der Arbeitsplatz inspirierend und kreativ gestaltet ist. Hierfür können beispielsweise Farben, Pflanzen oder Kunstwerke eingesetzt werden.
Produktive Arbeitsatmosphäre
Die Gestaltung des Büros hat einen enormen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre. Damit die Zusammenarbeit trotz hoher Büroauslastung auch funktioniert, sollte das Büro mit Materialien ausgestattet werden, die den Geräuschpegel senken. Trennwände, Teppichböden oder schallabsorbierendem Material an der Decke sollten in die Arbeitsplatzgestaltung einbezogen werden.
Ganze Büroflächen sollten aber auch als “Quiet Area” ausgezeichnet werden, in denen die Fokusarbeit aktiv garantiert wird. Bei zu viel Lärm im offenen Büro können sich Mitarbeitenden hier zurückziehen.
Raumgestaltung des Büros: So kann eine mögliche Lösung aussehen
Ein Weg Arbeitsplätze neu zu denken, ist das Büro modular zu gestalten. So lässt sich das Büro in mehrere Zonen einteilen, in denen entweder vermehrt die Einzel- bzw. Fokusarbeit gefördert wird und zum anderen Flächen für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen.
Hier könnte beispielsweise mobile Arbeitsstationen zum Einsatz kommen oder das gesamte Büro mit höhenverstellbaren Tischen und ergonomischen Stühlen ausgestattet werden. Da im hybriden Büro sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz teilen, bleibt die Personalisierung des eigenen Schreibtisches aus. Damit Teams trotzdem eine persönliche Fläche zur Verfügung steht, können Flächen mit Stauraum bereitgestellt werden. Das können beispielsweise Schließfächer sein.
Um die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern, könnten in den Büroräumen inspirierende Elemente wie Farben, Pflanzen oder Kunstwerke eingesetzt werden. Einige Unternehmen entwickeln ganze kreative Zonen, die nach bestimmten Raumkonzepten oder Themen gestaltet sind. So gibt es themenbezogene Meetingräume oder Aufenthaltsräume. Denn ein kreatives Umfeld regt meist auch die Ideenfindung an.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Gestaltung von Büroräumen im hybriden Umfeld ist die digitale Ausstattung. Um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice zu gewährleisten, müssen digitale Tools und Geräte bereitgestellt werden. Hierfür können beispielsweise Videokonferenzsysteme, Cloud-basierte Dokumentenverwaltung oder spezielle Collaboration-Tools eingesetzt werden.
