Eine Shared Desk Software ist ein nützliches Tool, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Räumlichkeiten effektiver zu nutzen und die Effizienz im Büro zu steigern. Es gibt viele verschiedene Arten von Softwares auf dem Markt. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welche Funktionen am besten für sie geeignet sind. Aber wie funktioniert eine solche Software überhaupt?
Das Wichtigste in Kürze
- Mit einer Shared Desk Software können Mitarbeitende bequem online einen Arbeitsplatz im Büro buchen.
- Dafür wird ein digitaler Raumkatalog des Unternehmens angelegt & buchbare Ressourcen angelegt.
- So lässt sich hybrides Arbeiten einfach im Unternehmen einführen. So lässt sich langfristig für Unternehmen Büroflächen effizienter nutzen.
Was steckt hinter dem Shared Desk Konzept?
Mit der zunehmenden Flexibilität des Arbeitsorters hat sich das Konzept der Shared Desks herausgebildet. Manchmal ist es auch unter den Namen Flex Desk oder Hot Desking bekannt. Es hat sich als wichtiger Bestandteil der modernen Arbeitskultur etabliert.
Dabei beschreibt Shared Desk, dass sich mehrere eure Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz bzw. Schreibtisch mit anderen Kolleg:innen teilen. Denn in Zeiten hybrider Arbeit kommt nicht mehr jeder Mitarbeitende an jeden Arbeitstag ins Büro. Das gibt euren Mitarbeitenden mehr Flexibilität und eine deutliche Steigerung der Work-Life-Balance.
Für euch als Unternehmen ergibt sich mit dem Shared Desk Konzept das Potenzial, Flächenoptimierung zu betreiben und Bürokosten zu senken. Darüber hinaus könnt ihr eure Räume mit Shared Desks einem neuen und geeigneteren Bürokonzept für hybrides Arbeiten anpassen. Ort der Begegnungen, Meetingräume oder Fokuszonen sind einige Beispiele für die Neugestaltung des Büros durch Shared Desk Arbeitsplätze.
Vorteile des Shared Desk Konzepts
Shared Desk wird meist auf Platz- und Kostenersparnis reduziert. Das Konzept bietet aber eine Reihe weiterer Vorteile. Neben der neugewonnenen Flexibilität für eure Mitarbeitenden, fördert es die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in eurem Unternehmen. Die Büroatmosphäre wird grundsätzlich lebendiger, dadurch, dass sich eure Mitarbeitenden nicht nur in ihren Kernteams treffen.
Es findet daher mehr Austausch statt, den eure hybride Unternehmenskultur aber auch gewährleisten muss. Wenn das Konzept Shared Desk dann aber aufgeht, bietet es euch als Unternehmen einen enormen Vorteil, euren Talent Pool im War for Talents weiter auszubauen und einen Vorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen zu haben.
Um diese Vorteile noch einfacher zu nutzen, kann eine Shared Desk Software euch enorm dabei helfen hybride Teams zu fördern!
Was ist eine Shared Desk Software?
Eine Shared Desk Software, auch Arbeitsplatz-Buchungssoftware genannt, ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, um die Verwaltung ihrer Arbeitsplätze zu vereinfachen. Es ermöglicht Mitarbeitern, Arbeitsplätze online zu buchen und zu reservieren, anstatt sich an den Empfang oder eine andere Person zu wenden.
Eine Buchungssoftware besteht in der Regel aus einer Online-Plattform, auf der Mitarbeiter ihre Arbeitsplatzreservierungen vornehmen können. Diese Plattform ist über einen Webbrowser oder eine mobile App zugänglich und erfordert in der Regel eine Anmeldung.
Einmal angemeldet, können Mitarbeiter auf eine Übersicht der verfügbaren Arbeitsplätze zugreifen. Diese Übersicht zeigt an, welche Arbeitsplätze zu welchen Zeiten verfügbar sind und welche bereits reserviert sind. Mitarbeiter können dann einen Arbeitsplatz auswählen und eine Reservierung vornehmen.
Sie bietet zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Konferenzräume zu reservieren, Meetings zu planen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine Reservierung genehmigt oder abgelehnt wird.
Wie funktioniert einer Shared Desk Software?
Die Integration einer Shared Desk Software erfolgt meist in die bestehende Systemlandschaft. Damit sich Arbeitsplätze und andere Ressourcen buchen lassen, werden folgende Funktionen und Informationen hinterlegt:
- Raumkatalog: Die Software enthält einen Katalog aller verfügbaren Räume, inklusive Informationen wie Größe, Ausstattung und Verfügbarkeit. Benutzer können einen Raum suchen und filtern, um den perfekten Raum für ihre Bedürfnisse zu finden.
- Buchungsprozess: Sobald ein Benutzer einen geeigneten Raum gefunden hat, kann er diesen buchen. Dieser Prozess ist in der Regel sehr einfach und benutzerfreundlich, und erfordert nur wenige Schritte. Nach der Buchung erhält der Benutzer eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.
- Raumverwaltung: Die Software ermöglicht es Administratoren, Räume zu verwalten und zu organisieren. Sie können zum Beispiel Räume hinzufügen, bearbeiten oder löschen, sowie die Verfügbarkeit von Räumen ändern.
- Berichtsfunktionen: Einige Arbeitsplatz-Buchungssoftware bieten Berichtsfunktionen, die es Administratoren ermöglichen, die Nutzung der Räumlichkeiten zu überwachen und zu analysieren. Dies kann helfen, Muster in der Nutzung der Räumlichkeiten zu erkennen und die Effizienz im Büro weiter zu steigern.
- Integrierbarkeit: Einige Arbeitsplatz-Buchungssoftware ist mit anderen Tools wie Kalender- und E-Mail-Anwendungen integriert. Dies ermöglicht es Benutzern, ihre Buchungen direkt in ihren Kalender einzutragen und erinnert sie automatisch an bevorstehende Buchungen.
Technische Aspekte und Funktionsweise der Shared Desk Software
Um das Potenzial des Shared Desk Konzeptes vollkommen auszunutzen, optimiert eine Software nicht nur die Ressourcenzuweisung, sondern vereinfacht auch die Verwaltung eurer Arbeitsplätze.
Mit integrierten Analysefunktionen bieten Shared Desk Software wie Seatti euch die Möglichkeit, die Auslastung eurer Büroflächen anhand anonymisierter Buchungsdaten nachzuvollziehen. So könnt ihr datenbasierte Entscheidungen hinsichtlich der Umnutzung eurer Büroflächen fällen.
Seatti als intuitive Shared Desk Software in Microsoft Teams
Mit Seatti als Shared Desk Software lässt sich dein Unternehmen in nur kürzester Zeit auf das hybride Arbeitsmodell umstellen. Um Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchbar zu machen, wird dein Unternehmen anhand des Grundrisses digitalisiert und buchbare Ressourcen angelegt.
Dank der einfachen Integration in Microsoft 365 kannst du bereits existierende Nutzergruppen und Rechte schnell und einfach übernehmen. Zusätzlich bewegen sich deine Mitarbeitenden in ihrem gewohnten Umfeld in MS-Teams und brauchen somit keinerlei Schulungen. So gelingt die Umstellung auf hybrides Arbeiten in nur kürzester Zeit.
