Hybrid Working Policy: Büroquoten – Eine Lösung für die moderne Arbeitswelt?

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt, in der hybrides Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnt, stellt sich die Frage: Sind verpflichtende Büroquoten der Schlüssel zu einer effektiveren Arbeitsumgebung oder ein Relikt vergangener Tage? In einem aufschlussreichen Webinar mit Johanna Bad, Professorin an der ESB Business School und Expertin für gesellschaftliche Trends und Zukunft der Arbeit, sowie Selina Schröter, einer erfahrenen Employer Branding Spezialistin, wurden diese Fragen eingehend diskutiert.

Das Wichtigste in Kürze

• Viele Unternehmen setzen statt auf ein flexibles Arbeitsmodell auf eine Hybrid Work Policy, also ein allgemeines Regelwerk, welches starre Büroquoten für das Büro vorsieht.  
• Dabei haben Studien gezeigt, dass zwar ein Anstieg der Anwesenheit stattfindet, aber der gewünschte Effekt geringer ausfällt, als sich die meisten Unternehmen erhofft haben.  
• Denn mit der Rückkehr ins Büro wurde eine gesteigerte Produktivität gleichgesetzt. Diese ist aber nicht zu erkennen.
• Besonders junge Arbeitnehmer:innen lehnen starre Büroquoten ab & setzen auf eine flexible Hybrid Work Policy. Unternehmen ohne Büroquoten sind somit attraktivere Arbeitgeber.

Hybrid Work Policy: Erneuter Wandel der Arbeitskultur

Hybrides Arbeiten ist in vielen Unternehmen bereits neuer Standard geworden. Trotz guten Willens, Mitarbeitende mehr Flexibilität zu ermöglichen, setzen viele Arbeitgeber auf starre Büroquoten durch. Diese werden meist in einer „Hybrid Work Policy” verankert, also einem allgemeingültigen Regelwerk für den Umgang mit der neuen Flexibilität.  

Dabei ist eine Hybrid Work Policy grundsätzlich nicht schlecht. Denn sie kann eurem Unternehmen einen Leitfaden für die hybride Unternehmenskultur geben und wichtige Fragen für eure Belegschaft klären. Hier könnt ihr den Umgang mit Workations und den Einsatz mobiler Arbeit im In- und Ausland festhalten.  

Eher umstritten ist die Festlegung verpflichtender Büroquoten für das hybride Arbeitsmodell. Die neueste Studie von Dr. Johanna Bath von der ESB Business School hat gezeigt, dass eine Hybrid Working Policy nicht den gewünschten Effekt erbracht hat.

Verpflichtenden Büroquoten: Gut oder schlecht?  

In zwei Studien jeweils über 300 und 800 Teilnehmenden konnten erste Aussagen über die Effektivität verpflichtender Büroquoten in Hybrid Work Policies getroffen werden. Denn die Hoffnung, die mit solchen Anwesenheitspflichten auf der Arbeit erreicht werden soll, beziehen sich meist auf die Anwesenheit und die Produktivität von Mitarbeitenden.  

Dabei stecken vielmehr Faktoren hinter diesem Konzept:

1. Anwesenheit

Beide Studien konnten unter Beweis stellen, dass der gewünschte Faktor der erhöhten Büroanwesenheit erfüllt wurde. Denn oftmals lautet die Hypothese, dass eine Hybrid Working Policy mit verpflichtender Büroquote einen deutlicheren Anstieg der Anwesenheit bewirkt – der Unterschied ist aber in Wirklichkeit nur minimal. So verbringen Mitarbeitende mit Büroquote nur 3,1 versus 2,3 Tage im Office.

Der Unterschied ist also marginal. Wichtig an der Stelle zu nennen: Ein Großteil der Befragten lebt diese Anwesenheitspflicht auf der Arbeit schon mehr als 6 Monate. Man würde also eigentlich erwarten, dass die Quote ihre volle Wirkung entfaltet. Dies ist aber nicht der Fall.

2. Produktivität

Oftmals wird das Büro mit Produktivität verbunden. Aber ist das wirklich so? Das Problem dieser Behauptung ist die Frage, wie man Produktivität misst. Wird die schiere Anzahl an Aufgaben im Tagesgeschäft als Grundlage genommen oder das Erreichen bestimmter Kennzahlen. Da das allgemein schwierig zu beurteilen ist, wird hier das eigene Wirksamkeitsempfinden von Mitarbeitenden zur Hand genommen. Hier geben Mitarbeitende selbst an, wann und wo sie ihrer Meinung nach am meisten leisten.

Interessant ist die Beobachtung, dass eine erhöhte Präsenz im Büro nicht unbedingt mit einer gesteigerten Produktivität im Sinne des Wirksamkeitsempfinden einhergeht. Vielmehr hängt die Produktivität von Faktoren wie Aufgabenart, individuellen Arbeitsstilen und Teamdynamiken ab. Dennoch sagt eine Mehrheit der Befragten ohne verpflichtende Büroquote, dass sie in ihrem vorgegebenen Set-up besser und effektiver arbeiten können.  

3. Zwischenmenschliche Beziehungen

Hier unterscheidet die Studie zwischen unterschiedlichen Faktoren:

Obwohl in Büroumgebungen mit Quoten mehr interpersonelle Interaktionen beobachtet wurden, war die Qualität dieser Interaktionen nicht notwendigerweise besser als in flexibleren Arbeitsumgebungen. Denn trotz Büroquote kann es sein, dass Mitarbeitende keinerlei Kolleg:innen antreffen.  

Das bedeutet: Ja, Mitarbeitende kommen ins Büro, das bedeutet aber nicht, dass das eigene Team auch da ist. Aber es vermehrt den sozialen und informellen Kontakt zwischen den Mitarbeitenden.  

Die Studien legen nahe, dass für den Aufbau tieferer, bedeutungsvoller Beziehungen zwischen Kolleg:innen mehr benötigt, wird als bloße physische Anwesenheit. Wichtiger sind gemeinsame Ziele, Projekte und der Aufbau einer Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit.

4. Informationsfluss und Wissensmanagement

Eine weitere Vermutung vieler Unternehmen ist es, dass die Teamkommunikation durch hybrides Arbeiten deutlich eingeschränkt wird. Beide Studien konnten aber feststellen, dass virtuelle Kommunikationswege oftmals die bessere Variante ist, um Informationen im Unternehmen zu erhalten und zu verbreiten:

Effektivität digitaler Kommunikation: Unternehmen ohne feste Büroquoten zeigten oft einen effizienteren Informationsfluss, was auf gut etablierte digitale Kommunikationswege und ein starkes Wissensmanagement zurückzuführen ist.

Wissensmanagement-Strategien: Die Studien betonten die Bedeutung von organisierten Systemen für das Teilen und Verwalten von Wissen, unabhängig vom Arbeitsort der Mitarbeiter.

5. Arbeitgeberattraktivität & Recruiting

Hier unterscheidet die Studie zwischen den Auswirkungen einer Hybrid Work Policy nach innen und nach außen:  

• Flexibilität als Schlüsselfaktor: Insbesondere jüngere Arbeitskräfte bevorzugen flexible Arbeitsmodelle. Unternehmen, die solche Optionen bieten, haben einen Vorteil bei der Anwerbung neuer Talente.  
• Auswirkungen auf das Employer Branding: Die Implementierung von Büroquoten kann sich negativ auf das Image eines Unternehmens als progressiver und mitarbeiterfreundlicher Arbeitgeber auswirken. Denn 75 % der Befragten gaben unabhängig von der Einführung einer verpflichtenden Büroquote an, dass diese zukünftig bei der Entscheidung eines Arbeitsgebers Einfluss haben würde. Das bedeutet, eine Anwesenheitspflicht auf der Arbeit beeinflusst die Attraktivität als Arbeitgeber – zum Positiven und Negativen.  

Ausblick: Braucht es eine Hybrid Working Policy?

Die Studien haben gezeigt, dass hinter dem Konzept einer Hybrid Work Policy nicht die gewünschten Effekte stecken. Zwar erhöht sich die Präsenz im Büro minimal, aber die Nebeneffekte ebendieser verpflichtenden Büroquoten sind für das Unternehmen und Mitarbeitende eher negativ.

Denn aus eigener Erfahrung können wir sagen: Euer Unternehmen braucht keine Hybrid Work Policy. Denn auch Software-Lösungen wie unsere Hybrid Team Management Software helfen auf natürliche Weise dabei, eure Mitarbeitenden zurück ins Büro zu holen. So haben unsere Kunden innerhalb weniger Monate ihre Anwesenheit im Schnitt um 32 % erhöht - nur durch die Implementierung von Seatti.  

Denn mit unserer Meetup-Funktion und mit der Möglichkeit, Teambuchungen vorzunehmen, wird die Zusammenarbeit und der soziale Austausch abteilungsübergreifend gestärkt. Und mit unserer integrierten Datenanalyse könnt ihr anonymisierte Buchungen in einem übersichtlichem Dashboard auswerten und erfahren, wie euer Büro tatsächlich genutzt wird.