Die Arbeitsweise hat sich durch die Corona-Pandemie extrem verändert. Die anhaltende Digitalisierung vieler Arbeitsprozesse und der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro stellen starke Veränderungen dar. So muss sich auch das Büro an diese neuen Gegebenheiten anpassen. Moderne Bürokonzepte für die Umgestaltung und effizientere Nutzung bilden sich immer mehr heraus.
Das Wichtigste in Kürze
- Moderne Bürokonzepte sind für erfolgreiche Implementierung hybrider Arbeit ein Muss.
- Das Raumkonzept muss die kulturellen & organisatorischen Veränderungen widerspiegeln. Das Büro wird zum Hub sozialer Interaktion & Produktivität.
- Dabei gibt es verschiedene moderne Bürokonzepte, wie das Open Office, Activity-based Working (ABW) oder Neighborhoods.
Neudefinition des Büros
Hybrides Arbeiten hat die Weise, wie wir arbeiten drastisch verändert. Aber wie sieht dabei das Büro der Zukunft aus? Moderne Bürokonzepte setzen am Modell des hybriden Arbeitens an und versucht nicht nur die Vorteile des neuen Arbeitsmodells zu nutzen, sondern Mitarbeitende strategisch wieder ins Büro zu holen.
Das Büro wird nicht überflüssig, aber es wird eine neue Qualität bekommen: Es wird zum Ort der bewussten Interaktion und der Kommunikation. Ein Raum für kulturstiftendes Zusammenkommen, in dem die Kultur gelebt wird.
Das erfordert ein ganz neues Raumkonzept: Die Arbeitsplätze müssen intelligent koordiniert und verknüpft werden. Sie sollen die Face-to-Face-Kommunikation fördern und flexibles Kommen und Gehen ermöglichen. Das Büro wird ein Ort für das qualitative und kulturstiftende Zusammenkommen sein.
Hybride Arbeitsmodelle im Kontext neuer Bürokonzepte
Das Büro spielt daher eine übergeordnete Rolle. Zusammen mit geteilten Arbeitsbereichen, einer effizienten Flächennutzung und einem modernen Raumkonzept entsteht ein Dreiklang im hybriden Modell:
Desk Sharing
Desk Sharing ist ein fester Bestandteil hybrider Arbeit geworden. Bei diesem Konzept haben Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro, sondern der Belegschaft stehen theoretisch alle Schreibtische im Büro zur Verfügung. Durch die An- und Abwesenheit verschiedener Kolleg:innen, teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz, wodurch in der Praxis weniger Bürofläche benötigt wird.
Flächenoptimierung
Desk Sharing bietet somit die Möglichkeit, Flächenoptimierung zu betreiben und moderne Bürokonzepte umzusetzen. Das muss nicht immer bedeutet, dass Flächen reduziert werden. Vielmehr gibt es Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Flächen anders und effizienter zu nutzen. Positiver Nebeneffekt kann dann aber auch die Einsparungen bei den Betriebskosten oder der Raummiete sein.
Neues Raumkonzept
Um das Büro effizienter zu nutzen, sollten Unternehmen zusammen mit dem Desk Sharing Konzept und der Optimierung von Flächen ein geeignetes und modernes Bürokonzept entwickeln. Dabei spielt die hybride Arbeitsplatzgestaltung eine zentrale Rolle. Hier gibt es meist keine universale Lösung. Vielmehr müssen Unternehmen aus ihren Zielen und räumlichen Gegebenheiten eine passende Lösung entwickeln.
Moderne Bürokonzepte: Beispiele für hybride Büros
Das hybride Arbeitsmodell bricht vorhandene Strukturen auf und ermöglicht es, Büros neu zu gestalten. Zu den bekanntesten modernen Bürokonzepten gehören:
Open Office
Bei dem Open Office Bürokonzept werden die gesamten Büroflächen geöffnet. Das bedeutet konkret, dass Einzelbüros aufgelöst und stattdessen in eine frei buchbare Fläche integriert werden. Somit sollen nicht nur Hierarchien aufgebrochen, sondern auch die soziale Interaktion abteilungsübergreifend gefördert werden.
Durch diesen Bruch kann es natürlich zu einer ungewohnten Arbeitsatmosphäre kommen, die für viele vor allem am Anfang ungewohnt ist. Daher ist es wichtig, immer Rückzugsorte und getrennte Meetingräume in das hybride Bürokonzept zu integrieren. Klare Regeln für hybrides Arbeiten sollten zudem auch eingeführt und erprobt werden.
Neighborhoods
Ein weitverbreitetes Bürokonzept sind die sogenannten Neighborhoods. Im Gegensatz zum Open Office Konzept sind hier nicht alle Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden frei verfügbar, sondern Zonen bzw. Arbeitsbereiche sind festen Teams zugewiesen.
Neben diesen teamspezifischen Flächen gibt es Projektarbeitsplätze, der auch für andere Teams zur Verfügung steht. Diese können sich einbuchen und so Synergieeffekte zwischen anderen Teams zu ermöglichen. Das fördert außerdem die Teamarbeit über mehrere Abteilungen hinweg.
Der Vorteil dieses Bürokonzeptes: Mitarbeitende müssen sich bei ihrer Anwesenheit im Büro jedes Mal neu orientieren. Sie besitzen eine festgelegte Area im Unternehmen, in denen sich das gesamte Team aufhält. Sie haben so dennoch einen räumlichen Anker und Rückzugsort im Büro und können gleichzeitig den sozialen Kontakt zu anderen suchen.
Activity-based Working (ABW)
Das Konzept des Activity-based Working (ABW) basiert auf der Idee, dass Mitarbeitende unterschiedliche Tätigkeiten ausüben und somit auch unterschiedliche Arbeitsumgebungen benötigen. Das Büro wird dabei in verschiedene Arbeitsbereiche unterteilt, die jeweils auf eine bestimmte Tätigkeit zugeschnitten sind. Hierzu gehören beispielsweise Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten, Besprechungsräume für hybride Meetings der Lounge-Bereiche für informelle Gespräche.
Mitarbeitende können je nach Bedarf den für ihre Tätigkeit geeigneten Arbeitsbereich auswählen. Dieses Konzept ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit flexibler zu gestalten und sich in einer Umgebung zu befinden, die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist.
Über das Raumkonzept hinausdenken: Technik & Kultur miteinbeziehen
Damit das Wechselmodell funktioniert, sollte neben dem modernen Bürokonzept auch weitere unterstützende Faktoren miteinbezogen werden:
Technik
Auch der Einsatz moderner Technik spielt für Bürokonzepte eine wichtige Rolle. Damit die verfügbaren Arbeitsplätze gut ausgestattet sind, muss erforderliches Equipment angeschafft werden. Hier lassen sich bestimmte Zonen mit beispielsweise mehreren Bildschirmen ausstatten. Damit das hybride Arbeiten aber wirklich funktioniert, sollten je nach Bürokonzept auch eine passende Software für die Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen angeschafft werden.
Eine Desk Sharing Software hilft Unternehmen und Mitarbeitenden gleichermaßen, sich im Büro zu organisieren und das hybride Arbeitsmodell fest zu verankern.
Kultur
Auch die Unternehmenskultur spielt im Unternehmen, sondern auch bei der Umsetzung moderner Bürokonzepte eine wichtige Rolle. Wenn das Büro als zentraler Ort sozialer Interaktion und Produktivität gilt, muss die Kultur sich auch im hybriden Büro widerspiegeln. Flächen für die gemeinschaftliche Arbeit, aber auch Zonen zum Fokussieren sollten in das Raumkonzept eingearbeitet werden. Und da Teamevents und Teambuilding eine übergeordnete Rolle spielen, muss auch dafür im Büro Platz sein.
Nachhaltigkeit
Moderne Bürokonzepte setzen zunehmend auf Nachhaltigkeit. Unternehmen können ihren ökologischen Fußabdruck durch die Verwendung von recycelbaren Materialien, Energieeffizienzmaßnahmen und dem Einsatz erneuerbarer Energien reduzieren. Auch die Förderung des nachhaltigen Transports, beispielsweise durch Fahrradstellplätze oder E-Ladestationen, ist ein wichtiger Bestandteil moderner Bürokonzepte. Das hilft langfristig dabei, Bürokosten zu senken.
