Arbeiten im Büro: Fördert die Kollaboration & Innovation für euer Team

Arbeiten im Büro hat sich im Laufe der Jahre ständig weiterentwickelt, aber vielleicht war keine Entwicklung so signifikant wie der Übergang zum hybriden Büro. Diese moderne Arbeitsumgebung kombiniert das Beste aus traditionellen Bürostrukturen und dem flexiblen Arbeiten von zu Hause aus und bietet damit eine Vielzahl von Vorteilen, aber auch Herausforderungen.

Das Wichtigste in Kürze

• Im Büro zu arbeiten ist im hybriden Set-up seltener geworden. Dabei ermöglicht es, sich auszutauschen & die Teamdynamik zu verbessern.
• Denn das Büro bietet einen einzigartigen Raum, um spontane Begegnungen zu schaffen & die Innovationskraft zu fördern.
• Um Mitarbeitende aktiv wieder im Büro arbeiten zu lassen, müsst ihr als Unternehmen Anreize für die Rückkehr setzen.
• Eine Software-Lösung kann dabei helfen, Mitarbeitende untereinander zu motivieren, wieder vermehrt ins Office zu kommen.

Das Büro im Wandel

Arbeiten im Büro war vor der Corona- Pandemie völlig normal für Millionen von Arbeitnehmer:innen. Zwar gab es schon einige Unternehmen, in denen hybrides Arbeiten durchgeführt wurde, diese waren aber meist die Ausnahme.

Die Pandemie war der Katalysator, der das Büro von einer Ansammlung von Einzelbüros und strenger Hierarchien zu einer dynamischen, flexiblen und kollaborativen Raum entwickelte. Die stetige Digitalisierung trägt dazu bei, dass immer mehr Prozesse sich in den virtuellen Raum verschieben und es möglich ist, standortunabhängig und mobil zu arbeiten.  

Dieser Wandel benötigt eine Neubewertung des Büros und wie und wo wir arbeiten. Moderne Büroflächen sind zu einem Hub für die hybride Zusammenarbeit geworden, in denen Flexibilität, Kollaboration und die Fokusarbeit im Vordergrund stehen. Arbeiten im Büro hat so einen ganz anderen Stellenwert als früher. Vor allem im hybriden Set-up wird es immer wichtiger.

Warum ist es so wichtig, im Büro zu arbeiten?

Obwohl das Arbeiten von zu Hause aus an Popularität gewonnen hat, bietet das Büro einzigartige Vorteile, die schwer zu kopieren sind. Und das muss auch gar nicht sein. Wenn ihr hybrid im Büro arbeitet, lassen sich Aufgaben für Mitarbeitende wunderbar an die jeweilige Tätigkeit anpassen.

Vielmehr steht aber die Kollaboration im Vordergrund. Eine große Sorge vieler Führungskräfte und Unternehmen besteht darin, dass sie die Kontrolle verlieren. Und damit ist nicht die physische Kontrolle über eure Mitarbeitenden gemeint. Es geht mehr um vermeintlich weniger Transparenz.

• Transparenz, wer gerade an welchen Projekten arbeitet.
• Transparenz, wer für welches Projekt verantwortlich ist.
• Transparenz, wer überhaupt heute arbeitet.
• Und transparente Entscheidungen von Führungskräften & des Managements.

Präsenz zu zeigen hat somit viele Vorteile und macht das Arbeiten im Büro so wichtig. Vor allem um unterbewusste Vorgänge wie dem Proximity Bias abzubauen. Spontane Begegnungen fördern zudem die soziale Interaktion im Team und sorgen dafür, die Innovationskraft hochzuhalten.  

Arbeiten im Büro: Vor- und Nachteile im Überblick

Einige Vorteile haben wir bereits aus der Sicht eures Unternehmens aufgeführt. Auch wenn viele Mitarbeitenden die Flexibilität schätzen, kommen viele Mitarbeitende wieder zurück ins Büro - auch ohne verpflichtende Büroquoten oder eine Hybrid Work Policy.  

Die Vorteile im Büro zu arbeiten können folgende sein:  

• Förderung der Zusammenarbeit: Physische Nähe ermöglicht spontane Diskussionen und effektive Teamarbeit und diese sind oftmals der größte Treiber von Innovation. Die Arbeit im Büro gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf dem kurzen Dienstweg auszutauschen.
• Struktur und Routine: Feste Arbeitszeiten und ein spezieller Arbeitsort können die Produktivität und Konzentration fördern. Für manche sind es die eigenen vier Wände, für andere die Arbeit im Büro. Es ermöglicht Mitarbeitenden das Beste aus beiden Welten zu kombinieren.
• Soziale Interaktion: Das Büro bietet Möglichkeiten für sozialen Austausch, was das Wohlbefinden und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern kann und langfristig die hybride Unternehmenskultur stärkt.
• Trennung von Beruf und Privatleben: Ein klar definierter Arbeitsplatz hilft, Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu setzen. Das verbessert die Work-Life-Balance.  
• Effiziente Nutzung von Büroflächen: Aus der Sicht eures Unternehmens ist es sinnvoll, die Arbeit im Büro zu fördern, um die Büroflächen effektiv zu nutzen. Denn Büroflächen gehören vor allem in Großstädten zu einem der größten Kostenpunkte für euer Unternehmen.  

Wo es Vorteile gibt, im Büro arbeiten, gibt es auch Nachteile. Denn für eure Mitarbeitenden, als auch für euch als Unternehmen kann die Arbeit im Büro auch negative Effekte mit sich bringen.  

• Pendelzeit: Für viele ist die Zeit und der Stress des Pendelns ein erheblicher Nachteil des Büroalltags. Zudem kommen meist Kosten für den eigenen PKW oder die Nutzung des ÖPNVs hinzu.
• Weniger Flexibilität: Feste Bürozeiten können mit persönlichen Verpflichtungen kollidieren und die Work-Life-Balance beeinträchtigen.
• Ablenkung: Offene Büroumgebungen können laut und ablenkend sein, was die Konzentration einiger Mitarbeitenden beeinträchtigen kann.
• Individuelle Bedürfnisse: Traditionelle Büros berücksichtigen möglicherweise nicht die unterschiedlichen Arbeitsstile und -bedürfnisse jedes Einzelnen. Das kann für manche Mitarbeitende als Grund angesehen werden, lieber nicht im Büro zu arbeiten.

Arbeiten im Büro attraktiver machen

Grundsätzlich gilt für die Arbeit im Büro das richtige Gleichgewicht zu finden. Verpflichtende Büroquoten erfüllen ihren Zweck nur bedingt und sind kein Treiber für die Unternehmenskultur.  

Damit Mitarbeitende wieder im Büro arbeiten, macht es Sinn, besondere Anreize zu setzen. Der erste Schritt ist, eure Mitarbeitenden zu fragen, was sie dafür brauchen. Umfragen oder direkte Gespräche liefern euch die Antwort. Hier erfahrt ihr, welche Anforderungen an das Büro der Zukunft gestellt werden.  

Typische Beispiele, um die Arbeit im Büro attraktiver zu machen, sind:

Moderne Bürokonzepte: Um effektiv im Büro arbeiten zu können, brauchen Mitarbeitende vor allem Flächen, um nach ihren Anforderungen produktiv zu sein. Euer Büro muss daher Räumlichkeiten bereitstellen, die sowohl die Zusammenarbeit in Teams als auch die Fokusarbeit fördern. Das kann ein Open Space Konzept mit Fokuszonen sein. Wissen eure Mitarbeitenden, dass sie nach ihren eigenen Anforderungen im Büro arbeiten können, ist das ein natürlicher Katalysator für die Rückkehr.  

Kultur und Gemeinschaft: Einfach, aber wahr! Die Arbeit im Büro wird deutlich attraktiver, wenn andere sich im ebenfalls im Büro befinden. Regelmäßige Teamtage oder Events fördern diesen Austausch, aber auch hybride Meetings sind wunderbare Anlässe, um das Team zusammenzutrommeln.

Ergonomische & anregende Gestaltung: Schaffung einer angenehmen Arbeitsumgebung durch ergonomische Möbel und ansprechendes Design. Eine einheitliche Ausstattung des hybriden Arbeitsplatzes im Büro stellt für viele Mitarbeitenden auch einen Anreiz dar, wieder regelmäßig im Büro zu arbeiten, da es komfortabler ist.

Benefits: Bestimmte Benefit-Programme können auch konkrete Anreize sein. Das kann schon ein bestimmtes Essensangebot in der Kantine oder ein freies Mittagessen sein. Aber auch Vergünstigungen für das ÖPNV-Ticket können Anreize sein.  

Kollaborative Arbeit im Büro mit Seatti fördern

Um euer Team wieder zusammenzutrommeln und die Arbeit im Büro zu fördern, ist der soziale Aspekt besonders wichtig. Eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit ist es, eine Software-Lösung wie Seatti in eurem Unternehmen zu implementieren.

Mit Funktionen wie Meetup könnt ihr gezielt und ohne viel Aufwand euren Mitarbeitenden eine Plattform zur Verfügung stellen, auf der sie sehen können, wer sich zu welchem Zeitpunkt im Büro befindet. Eure Kolleg:innen können sogar angeben, woran sie gerade arbeiten. Mit Teambuchungen könnt ihr zusätzlich andere Teammitglieder für gemeinsame Bürotage einladen, ganze Teamtage planen oder zu Teamevents einladen.  

So setzt ihr im Team ganz einfach kollaborative Anreize, um regelmäßig wieder im Büro zu arbeiten! Und das mit nur wenigen Klicks.