Kommunikationsprobleme: 5 Tipps für das hybride Set-up

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt sind effektive Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Doch trotz modernster Technologien und Methoden stehen viele Menschen im und außerhalb des Büros vor Herausforderungen, wenn es um den Austausch von Informationen geht. Kommunikationsprobleme stehen vor allem am Anfang auf der Tagesordnung. Hier sind einige Tipps, wie ihr die offene Kommunikation in eurem Unternehmen im hybriden Set-up fördert!  

Das Wichtigste in Kürze

• Hybrides Arbeiten hat die Arbeitsweise revolutioniert, aber stellt Unternehmen auch vor enorme Kommunikationsprobleme.
• Dabei muss vor allem beim standortunabhängigen Arbeiten der Informationsfluss & das Wissensmanagement besonders effizient sein.
• Damit diese gut funktioniert, bedarf es nicht nur Regeln für die interne Kommunikation, sondern auch einen Kulturwandel.
• Aber auch der regelmäßige Kontakt im Büro hilft dabei, Kommunikationsprobleme effektiv zu beseitigen.  
• Eine Workplace Engagement Software kann dabei helfen, Strukturen aufzubauen, Teams vermehrt ins Büro zu bringen & die persönliche Kommunikation zu fördern.  

Was sind typische Kommunikationsprobleme im hybriden Set-up?

Während hybrides Arbeiten für eure Mitarbeitenden eine verbesserte Work-Life-Balance mit sich bringt, kann es durch den Wechsel zwischen Homeoffice und Büro zu Kommunikationsproblemen kommen.

Denn das Wechselmodell löst eine Kulturtransformation aus, die eine veränderte Kommunikationsweise benötigt. Die Sorge, dass eine offene Kommunikation nicht mehr möglich ist, äußert sich meist im Gefühl, die Kontrolle über die eigenen Teams zu verlieren. Und Kontrolle ist hier nicht negativ gemeint, sondern das hybride Arbeitsmodell kann bei falscher Durchführung mangelnde Transparenz verursachen.

Die eigentlichen Kommunikationsprobleme basieren meist auf folgenden Faktoren:

• Mangelnde Transparenz, wer zu welchem Zeitpunkt im Büro sein wird.
• Mangelnde Transparenz darüber, wer an welchen Projekten arbeitet.
• Die Kommunikation verlagert sich oftmals in den virtuellen Raum, indem Mimik & Gestik schwerer lesbar ist als bei der Arbeit vor Ort.
• Nur ein bestimmter Teil des Teams trifft sich regelmäßig vor Ort im Büro. Der abteilungsübergreifende Austausch findet kaum noch statt.
• Arbeitsprozesse sind innerhalb des Kulturwandels nur unzureichend in den digitalen Raum übertragen worden.
• Nicht transparente Entscheidungsprozesse bergen im virtuellen Raum die Gefahr, dass sich Mitarbeitende übergangen fühlen.
• Es wird nicht genügend Zeit für die Kommunikation im virtuellen Raum eingeräumt, was zu Missverständnissen und Konflikten führt.

Diese Probleme sind keinesfalls einseitig zu sehen. Vielmehr betrifft es alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Position im Unternehmen. All diese Kommunikationsprobleme verursachen Missverständnisse und führen zu einer schlechten oder fehlenden Kommunikation im Beruf und Arbeitsalltag.

Hybrides Arbeiten: Fehlende Kommunikation durch weniger Präsenz?

Fehlende Präsenz führt nicht zwangsläufig zu Kommunikationsproblemen. Dennoch sind nach einigen Jahren der ausschließlichen Arbeit im Büro viele eurer Mitarbeitenden immer noch an das traditionelle Arbeitsmodell gewöhnt.

Die physische Distanz kann zu einer "Out of sight, out of mind"-Mentalität führen, bei der Teammitglieder, die weniger präsent sind, möglicherweise weniger in die Kommunikation und Entscheidungsfindung einbezogen werden. Dies kann ein Gefühl der Isolation verstärken und Missverständnisse begünstigen.

Darüber hinaus erschwert die reduzierte Präsenz im Büro den spontanen Informationsaustausch, der oft bei persönlichen Begegnungen auf Fluren oder in der Kaffeeküche stattfindet. Solche zufälligen Interaktionen fördern nicht nur die Teamdynamik, sondern führen auch zu kreativen Ideen und zur Förderung der Innovationskraft. Ohne sie kann die Informationsweitergabe langsamer werden.

Offene Kommunikation: Wie lässt sie sich besser gestalten?

Offene Kommunikation ist der Schlüssel zur Lösung und Prävention vieler Probleme. Sie fördert ein Umfeld, in dem Ideen und Bedenken frei ausgetauscht werden können, was zu mehr Innovation und Engagement führt. Offene Kommunikation baut Vertrauen auf und schafft eine Basis für starke, effiziente Teams.

Um Kommunikationsprobleme zu vermeiden, solltet ihr daher an diesen Punkten arbeiten:

1. Erreichbarkeit

Klare Richtlinien stehen meist im Gegensatz zur Flexibilität. Für die offene Kommunikation in eurem Unternehmen solltet ihr aber darüber nachdenken, diese einzuführen. Denn ein großes Kommunikationsproblem im hybriden Umfeld ist es, dass nicht alle eure Mitarbeitenden zur gleichen Zeit arbeiten werden. Denk daher über diese Punkte nach:

• Kernarbeitszeiten: Auch im hybriden Arbeitsumfeld sind Kernarbeitszeiten eine gute Orientierung, um miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren. So wisst ihr, wann euer Team erreichbar sein sollte.
• Kommunikationskanäle: Manchmal ist es wichtig, die asynchrone Kommunikation zu fördern. Das bedeutet, wenn außerhalb der Kernarbeitszeiten Nachrichten an Kolleg:innen geschickt werden, den passenden Kanal auszuwählen. Manchmal reicht es auch aus, asynchron eine E-Mail zu verfassen.
• Status teilen: Programme wie Microsoft Teams erlauben es euch, einen Status festzulegen. Seid ihr beispielsweise in der Mittagspause, kommuniziert es so offen innerhalb eures Teams.  

2. Arbeit vor Ort

Um Kommunikationsprobleme effektiv zu vermeiden und die Innovationskraft zu fördern, sind regelmäßige Bürotage besonders wichtig. Denn hier schafft ihr spontane Begegnungen, die online nur bedingt möglich sind.

Versucht daher euer hybrides Team für bestimmte Events oder auch für strategische Meetings ins Büro zu holen. Das fördert nicht nur die Teamdynamik, sondern auch den Teamzusammenhalt langfristig.

3. Feedback-Kultur

Um eine offene Kommunikation im Beruf zu fördern, ist es wichtig, dass Führungskräfte ein offenes Ohr für ihre Mitarbeitenden haben. Zugegeben, die Führung auf Distanz ist eine klare Umstellung für alle Beteiligten. Dennoch sollten regelmäßige Feedbackgespräche im Team stattfinden, um Kommunikationsprobleme aus dem Weg zu räumen.

4. Teamdynamik stärken

Regelmäßige Workshops und Teambuildings helfen euch dabei, die Teamdynamik zu stärken und die Eigenschaften eurer Teammitglieder besser zu verstehen. Das kann dabei helfen, Kommunikationsprobleme im Beruf vorzubeugen, indem man sich in einem beruflichen Kontext besser kennenlernt.  

5. Nutzt Technologien

Hybrid Work ist von einer stark asynchronen Kommunikation geprägt. Um diese besser zu bewältigen und eine offene Kommunikation zu fördern, helfen euch Tools ungemein. Online-Whiteboards oder Projektmanagement-Tools unterstützen euch dabei, den Informationsfluss am Leben zu erhalten. Stellt Richtlinien für die Dokumentation von Verantwortlichkeiten und Aufgaben auf. Oder versucht ein transparentes System zu entwickeln, indem auch für Außenstehende schnell sichtbar wird, wer an welchen Aufgaben gerade arbeitet.  

Nutzt Seatti als Workplace Engagement Software

Um vor allem die letzten beiden Punkte ideal miteinander zu kombinieren, bietet Seatti euch das ideale Werkzeug, um eure Teams öfter zusammenzubringen und gleichzeitig die Flexibilität hybrider Arbeit voll zu entfalten.

Unsere Software-Lösung hilft euch mit Funktionen wi unserem Meetup-Dashboard in nur wenigen Klicks zu zeigen, wer sich wann im Büro aufhalten wird und an was eure Kolleg:innen arbeiten werden. So könnt ihr euch dazugesellen und aktiv miteinander arbeiten. Teambuchungen hingegen unterstützt euch dabei, Bürotage für euer hybrides Team zu planen.

So fördert ihr den persönlichen Austausch, ermöglicht spontane Begegnungen und helft dabei, dass Kommunikationsprobleme weniger auftreten.