Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Das Aufkommen hybrider Arbeitsmodelle, bei denen einige Mitarbeiter vor Ort arbeiten und andere remote tätig sind, stellt neue Herausforderungen an die Teamkommunikation. Um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, müssen Unternehmen Wege finden, die Kommunikation im hybriden Arbeitsumfeld zu verbessern.
Das Wichtigste in Kürze
- Um die Innovationskraft, Produktivität sowie Kreativität in hybriden Teams zu erhalten, muss die Teamkommunikation verbessert werden.
- Durch klare Kommunikationskanäle, Richtlinien und Zeit & Raum für den informellen Austausch gibst du deinem Team Strukturen für den Alltag.
- Aber auch regelmäßige Teamevents, moderne Büros und Kollaborationstools helfen dabei, die Teamarbeit effizienter zu gestalten.
Warum ist die Teamkommunikation im hybriden Umfeld so wichtig?
Hybrides Arbeiten ist geprägt von asynchroner Kommunikation. Das bedeutet, dass Mitarbeitende nicht nur an unterschiedlichen Orten, sondern auch zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten können. Damit die Teamarbeit auch in diesem Set-up funktioniert, müssen Unternehmen die Voraussetzungen für die Teamkommunikation verbessern.
Denn aktuelle Studien über die virtuelle Kommunikation beleuchten, dass die Ideenfindung und damit auch die Produktivität sowie Kreativität durch schwache Verbindungen im Team beeinträchtigt werden kann. Um das volle Potenzial hybrider Arbeit auszuschöpfen, solltest du zusammen im Team eine klare Kommunikationsstrategie aufstellen.
Verwenden geeignete Kommunikationstools
Die Wahl der richtigen Kommunikationstools ist entscheidend, um die Zusammenarbeit im hybriden Arbeitsmodell zu erleichtern. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die eine nahtlose Kommunikation und virtuelle Zusammenarbeit ermöglichen, sei es über Chat, Videoanrufe oder Projektmanagement-Plattformen.
Stelle sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu den ausgewählten Tools haben und dass diese richtig eingesetzt werden. Neben Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, Zoom gehören in einem hybriden Set-up auch online Projektmanagementtools wie Trello oder ClickUp. Mit diesen effektiven, aber simplen Tools lässt sich die asynchrone Zusammenarbeit im Team deutlich verbessern. Beachte dabei, dass zum Beispiel vor und nach Meetings alle Informationen festgehalten werden. So garantierst du, dass der Informationsfluss im Unternehmen gewährleistet wird.
Schaffe klare Kommunikationsrichtlinien
Im hybriden Arbeitsumfeld ist es wichtig, klare Kommunikationsrichtlinien festzulegen. Denn durch die asynchrone Kommunikation und die verschwimmenden Grenzen zwischen Arbeit und Privatem, besteht oftmals die Gefahr, dass Erwartungen bezüglich der Erreichbarkeit von Mitarbeitenden gesetzt werden.
Lege daher fest, welche Informationen in welchem Format geteilt werden sollen und welche Kanäle dafür verwendet werden. Beispielsweise könnte festgelegt werden, dass dringende Angelegenheiten über Chat oder Telefon besprochen werden, während weniger dringende Informationen per E-Mail geteilt werden. Finde die richtige Balance zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder gut informiert sind und sich eingebunden fühlen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, flexibel zu kommunizieren und auf unterschiedliche Arbeitsstile einzugehen.
Durch die Festlegung einheitlicher Richtlinien wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die gleichen Erwartungen haben und effizient zusammenarbeiten können.
Fördere eine offene und transparente Kommunikationskultur
Eine offene und transparente Kommunikationskultur ist von entscheidender Bedeutung, um die Teamkommunikation im hybriden Arbeitsumfeld zu verbessern. Ermutige deine Teammitglieder dazu, ihre Meinungen und Ideen zu teilen, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote arbeiten. Schaffe Raum für Feedback und Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu stärken. Offene Kommunikation bedeutet auch, dass Mitarbeitende ihre Herausforderungen und Bedenken ansprechen können, damit das Team gemeinsam Lösungen finden kann. Regelmäßige Team-Meetings oder Feedback-Sessions können genutzt werden, um einen offenen Austausch zu ermöglichen.
Hole Mitarbeitende strategisch ins Büro
Die Rolle des Büros verändert sich im hybriden Umfeld stark. Die Büroflächen werden an manchen Tagen stärker, an anderen eher schwächer besucht werden. Wichtig ist, dass das hybride Büro zu einem Ort der sozialen Interaktion und Zusammenarbeit wird.
Versuche daher, deine Mitarbeitenden regelmäßig zurück ins Büro zu holen. Das kann durch strategisch angelegte Meetings passieren oder durch Teamevents. Hauptsache, deine Mitarbeitenden versammeln sich regelmäßig und nutzen das Büro, um die persönliche Kommunikation voranzutreiben, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Brainstorming zu betreiben.
Für viele Mitarbeitenden ist dabei vor allem eine Information wichtig: Wer kommt heute noch ins Büro? Damit sich Kolleg:innen schnell und unkompliziert verabreden können, kann ein Kollaborationstool wie Seatti helfen, die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
Büroräume an die neuen Gegebenheiten anpassen
Finden sich deine Mitarbeitenden im Büro vor, sollten sie auch ein hybrides Set-up vor Ort vorfinden. Um die Teamkommunikation auch hier zu verbessern, solltest du über moderne Bürokonzepte nachdenken. Hier gibt es verschiedene Modelle, um die Zusammenarbeit in Teams zu fördern und gleichzeitig einzelnen Abteilungen ihren individuellen Freiraum zu lassen.
Plane regelmäßige virtuelle Meetings und Teamevents
Regelmäßige virtuelle Meetings und Teambuildings sind wirksame Mittel, um die Teamkommunikation im hybriden Arbeitsumfeld zu verbessern. Diese Meetings bieten die Möglichkeit, wichtige Informationen zu teilen, Updates zu geben und Fragen zu klären. Darüber hinaus fördern sie den persönlichen Austausch und stärken das Teamgefühl. Plane auch virtuelle Teamevents, um das soziale Miteinander zu fördern und die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern zu stärken. Solche Events könnten beispielsweise Online-Spiele, gemeinsame virtuelle Mittagessen oder virtuelle Teambuilding-Aktivitäten umfassen.
