Ein Desk Sharing Tool kann in Unternehmen dazu beitragen, die Verwaltung von Arbeitsplätzen effizienter und transparenter zu gestalten. Bevor es aber dazu kommt, muss erst einmal eine passende Software gefunden werden. Aber wie gelingt die richtige Implementierung? Was ist vor- und nach der Integration eines solchen Tools zu beachten? Erfahre hier mehr!
Das Wichtigste in Kürze
- Bevor es zur Implementierung eines Desk Sharing Tools kommt, sollten Unternehmen die eigenen Anforderungen an ebendiese prüfen.
- Bei der Suche stehen vor allem die Arbeitsplatzbuchung, die Verbesserung der Kollaboration im Team und die Flächenoptimierung im Vordergrund.
- Die technische Integration eines Desk Sharing Tools ist ebenfalls wichtig. Denn die Software muss mit der bestehenden Systemlandschaft kompatibel sein.
- Ein begleitender Change Management Prozess gehört ebenfalls zur Integration einer Software dazu. Mitarbeitende sollten einbezogen und geschult werden.
Vor der Integration: Anforderungen an ein Desk Sharing Tool
Zunächst einmal sollten Unternehmen sich überlegen, welche Anforderungen die Arbeitsplatz-Buchungssoftware erfüllen sollte. Hierbei kann es sich zum Beispiel um die Möglichkeit handeln, Arbeitsplätze online zu buchen, freie Plätze zu sehen oder Benachrichtigungen zu erhalten.
Wenn die Anforderungen klar sind, kann man sich auf die Suche nach einer geeigneten Lösung machen. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten: Eine bestehende Software kann an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, oder es kann eine individuelle Lösung entwickelt werden.
Suche nach einer passenden Software
Die Implementierung einer Desk Sharing Software kann zunächst einmal komplex erscheinen, aber mit den richtigen Schritten und einer guten Planung lässt sich die Umsetzung erfolgreich durchführen. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, die man in Betracht ziehen sollte.
Marktforschung
Bevor man mit der Suche nach einer passenden Software beginnt, sollte man sich einen Überblick über die verschiedenen Lösungen am Markt verschaffen. Hierbei kann man zum Beispiel auf Testberichte, Kundenbewertungen oder Produktvergleiche zurückgreifen.
Anforderungen
Während der Suche sollte man sicherstellen, dass die gefundene Software alle Anforderungen erfüllt, die man im Vorfeld definiert hat. Hierbei kann es sich zum Beispiel um die Möglichkeit handeln, Arbeitsplätze online zu buchen, freie Plätze zu sehen oder Benachrichtigungen zu erhalten.
Kosten
Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Suche nach einer passenden Software ist der Preis. Hierbei sollte man sicherstellen, dass man eine Lösung findet, die sich im Budget des Unternehmens befindet. Bei der Budgetierung sollte immer eingeplant werden, dass eine solche Software auf lange Sicht die Bürokosten senken kann.
Unterstützung
Es empfiehlt sich auch, eine Software auszuwählen, die eine gute Unterstützung durch den Hersteller bietet. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Schulungsmaterialien, technischen Support oder regelmäßige Updates handeln.
Flexibilität
Eine flexible Software, die sich an die sich verändernden Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt, ist von Vorteil.
Die Suche nach einer passenden Buchungssoftware kann Zeit und Aufwand erfordern, aber mit einer gründlichen Recherche und einer klaren Definition der Anforderungen kann man eine Lösung finden, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Es ist wichtig, dass die Software sowohl den Anforderungen entspricht als auch in das Budget passt und die Unterstützung des Herstellers bietet. Flexibilität der Software ist ein zusätzliches Plus.
Technische Integration eines Desk Sharing Tools
Eine wichtige Phase beim Implementieren einer Buchungssoftware ist die technische Integration. Hierbei geht es darum, die Software in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens zu integrieren.
- Kompatibilität prüfen: Im ersten Schritt sollte zunächst geprüft werden, ob die von Ihnen gewählte Software mit den bestehenden Systemen des Unternehmens kompatibel ist. Dies kann sich zum Beispiel auf die Kompatibilität mit Betriebssystemen, Datenbanken oder anderen Anwendungen beziehen.
- Einrichten der Schnittstellen: Wenn die Software kompatibel ist, lassen sich die Schnittstellen einrichten. Hierbei geht es darum, die Software so zu konfigurieren, dass sie mit anderen Systemen im Unternehmen kommunizieren kann.
- Datenmigration: Falls notwendig, müssen auch die Daten von bestehenden Systemen in die neue Software migriert werden. Dies kann zum Beispiel die Übertragung von Benutzerdaten oder Buchungsdaten beinhalten.
- Zugangsrechte festlegen: Nun kann es mit der Einrichtung der Software losgehen. Hierbei geht es darum, die Software so zu konfigurieren, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
- Testen der Integration: Nachdem die Integration abgeschlossen ist, sollte die Funktionsweise der Software gründlich getestet werden. Hierbei sollte sichergestellt werden, dass alle Funktionen ordnungsgemäß funktionieren und dass es keine Konflikte mit anderen Systemen gibt.
- Live gehen: Sobald die Tests erfolgreich abgeschlossen sind, kann die Software in Betrieb genommen werden. Es empfiehlt sich, eine Testphase einzulegen, bevor die Software für alle Benutzer zugänglich gemacht wird.
Nach der Implementierung: Change Management Prozess starten
Ist die technische Einrichtung abgeschlossen, beginnt nun der Change Management Prozess im Unternehmen. Dieser kann sich ganz unterschiedlich gestalten. Wichtig ist, die Veränderungen aktiv im Unternehmen zu kommunizieren. Was sind die Ziele hybrider Arbeit? Warum wird das Modell eingeführt? Was bedeutet das für den Arbeitsalltag?
Unternehmen müssen die Ziele und Strategien klar und deutlich formulieren. Eine offene, transparente Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Damit auch Mitarbeitende im Arbeitsalltag gut mit dem Desk Sharing Tool zurechtkommen, sollten auch Schulungen angeboten werden. Schulungsvideos oder Step-by-Step-Guides im Intranet können beispielsweise ein geeignetes Mittel sein.
Zuletzt sollte man regelmäßig die Funktionsweise der Software überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Seatti als Desk Sharing Tool schnell & einfach implementieren
Um hybrides Arbeiten schnell und intuitiv einzuführen, sollte die Implementierung eines Desk Sharing Tools technisch unkompliziert sein. Deswegen ist Seatti vollständig in das Microsoft 365 Ökosystem integrierbar.
So lassen sich bestehende Nutzergruppen und Rechte schnell übernehmen. So gestaltet sich die technische Integration besonders einfach. Aber auch für Mitarbeitende ist Seatti besonders intuitiv. Denn unser Tool ist so gestaltet worden, dass User sich in ihrer gewohnten Umgebung zurechtfinden und somit keine weiteren Schulungen benötigen.
