Die Covid-19-Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert. Immer mehr Unternehmen setzen auf hybrides Arbeiten, bei dem Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von zu Hause aus arbeiten. Diese neue Form des Arbeitens birgt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen. Durch einfache Regeln und Strukturen lassen sich diese gut bewältigen.
Das Wichtigste in Kürze
- Im hybriden Arbeitsumfeld sind Regeln wichtig. Nicht als Kontrollfunktion, sondern zur besseren Organisation & Zusammenarbeit im Unternehmen.
- Klare Absprachen bezüglich der Arbeitszeit oder Erreichbarkeit im Homeoffice setzen klare Grenzen & respektieren die Privatsphäre von Mitarbeitenden.
- Um die Kommunikation & Organisation des hybriden Büros zu verbessern, eignet sich eine Buchungssoftware als zentrales Verwaltungstool.
Hybrides Arbeiten: Warum sind Regeln wichtig?
Um alle Mitarbeitenden gleichermaßen im hybriden Arbeitsmodell abzuholen, müssen Regeln her. Das müssen keine strikten Richtlinien sein, aber ungefähre Anhaltspunkte, an denen sich Mitarbeitende und Führungskräfte orientieren können. Das gibt den Mitarbeitenden Sicherheit, Struktur und hilft dabei, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu organisieren.
Klare Absprachen
Eine der wichtigsten Regeln beim hybriden Arbeiten ist die Etablierung klarer Absprachen und Regeln. Dies beinhaltet die Festlegung von Kernarbeitszeiten, die allgemeine Unternehmenspolitik zur Anwesenheit im Büro oder Erreichbarkeit im Homeoffice. Diese Regeln sollten von allen Beteiligten verstanden und eingehalten werden, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Strukturen schaffen
Auch hinsichtlichder technischen Ausstattung sollte es klare Regeln geben. Zentrale Organisationstools für das Projektmanagement wie Sharepoint sollten zur Dokumentation von Dateien genutzt werden. Hier sollte im hybriden Arbeitsumfeld die Regel gelten, alle wichtigen Dokumente in geteilten Ordnern abzulegen.
Zusätzlich bildet ein Chat- und Kommunikationsprogramm wie Microsoft Teams die Grundlage jeglicher Kommunikation im Unternehmen. Teamspezifische Chatgruppen bilden eine gute Möglichkeit, schnell Sachverhalte zu klären. Aber auch der informelle Austausch unter den Mitarbeitenden wird so gefördert.
Um hybrides Arbeiten zusätzlich mit Regeln zu versehen, hilft auch eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware bei der Organisation und Verwaltung von Büroflächen. Hier können Mitarbeitende genau sehen, wie viele Arbeitsplätze gerade noch verfügbar sind und wer ins Büro kommen wird. So lässt sich die Kollaboration im Unternehmen fördern.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Eine erfolgreiche Umsetzung des hybriden Arbeitens hängt in erster Linie von einer guten Kommunikation und Zusammenarbeit ab. Mitarbeitende, die von zu Hause aus arbeiten, sollten regelmäßig mit ihren Kollegen und Vorgesetzten in Kontakt stehen. Dies kann per E-Mail, Chat oder hybride Meetings erfolgen.
Im hybriden Umfeld geht es vor allem darum, alle Mitarbeitenden einzubinden. Klare Regeln für Meetings, aber auch für die Vor- und Nachbereitung ebendieser sorgen dafür, dass Besprechungen und Aufgaben transparent kommuniziert werden. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten wissen, was in der Firma gerade passiert und welche Aufgaben zu erledigen sind.
Flexibilität und Vertrauen
Ein weiteres wichtiges Element des hybriden Arbeitens ist Flexibilität. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihre Arbeitszeiten und -orte selbst zu bestimmen, solange sie ihre Aufgaben erledigen und ihre Verantwortung gegenüber dem Unternehmen erfüllen. Es ist wichtig, dass Vorgesetzte ihren Mitarbeitern vertrauen und ihnen die Freiheit geben, ihre Arbeit auf die bestmögliche Weise zu erledigen.
Technische Ausstattung
Ein weiteres wichtiges Element des hybriden Arbeitens ist die technische Ausstattung. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, benötigen eine gute Internetverbindung und die richtige Technologie, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die notwendige Technologie und die dazugehörige Unterstützung verfügen, um ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen zu können.
Regelmäßige Meetings
Ein weiteres wichtiges Element des hybriden Arbeitens ist die Durchführung regelmäßiger Meetings und den Erhalt der Teamarbeit. Diese Meetings sollten sowohl online als auch im Büro stattfinden. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, sich auf dem Laufenden zu halten und ihre Arbeit gemeinsam zu koordinieren. Es ist wichtig, dass alle Meetings gut geplant und vorbereitet werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.
Work-Life-Balance
Ein weiteres wichtiges Element des hybriden Arbeitens ist die Aufrechterhaltung einer gesunden Work-Life-Balance. Mitarbeitende sollten in der Lage sein, ihre Arbeit und ihr Privatleben miteinander in Einklang zu bringen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitende dazu ermutigen, Pausen einzulegen und sich Zeit für ihre Familie und Freizeitaktivitäten zu nehmen. Dies kann dazu beitragen, Stress abzubauen und die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Dazu gehört auch, klare Grenzen zu respektieren. Durch die klare Kommunikation von festen Arbeitszeiten oder die Akzeptanz des Status bei Teams zeigen auf, wann Mitarbeitende zur Verfügung stehen.
Mit Seatti hybrides Arbeiten schnell & einfach einführen
Damit hybrides Arbeiten wirklich erfolgreich ist, hilft eine Deks Sharing Software wie Seatti als Organisationstool. Mit Seatti kannst du hybrides Arbeiten mit dem richtigen technischen Set-up ausstatten und besser organisieren. Das hilft dabei, klare Regeln für das neue Arbeitsmodell zu etablieren.
Dank der nahtlosen Integration in Microsoft 365 können Mitarbeitende in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld agieren und benötigen kein weiteres Tool für die Arbeitsplatzbuchung. Das gesamte System ist intuitiv und besonders auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten und lässt sich auch nach einer Pilotphase unternehmensweit skalieren.
Damit die Kommunikation und Zusammenarbeit besser gelingen, kannst du mit integrierten Standortübersicht sehen alle im Unternehmen, wer wann im Büro oder im Homeoffice anzutreffen ist. Das erhöht die soziale Interaktion und fördert die hybride Teamarbeit.
