Das Wechselmodell zwischen Homeoffice und Büro wird meist durch Desk Sharing umgesetzt. Das Konzept beschreibt, dass Mitarbeitende flexibler arbeiten können und keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro haben. Vielmehr teilen sich mehrere Mitarbeitenden an verschiedenen Tagen einen Schreibtisch. Dadurch entfalten sich zahlreiche Vorteile für euch als Unternehmen und eure Mitarbeitenden.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Konzept beschreibt, dass Mitarbeitende im Unternehmen keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr haben, sondern sich mehrere Kolleg:innen einen Schreibtisch teilen.
- Das gibt Mitarbeitenden mehr Flexibilität & euch als Unternehmen die Möglichkeit, eure Büroflächen umzugestalten oder zu reduzieren.
- Mit der Desk Sharing Ratio können Unternehmen messen, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen.
- Eine Software vereinfacht die Implementierung des Modells & den Arbeitsalltag, indem es nicht nur Schreibtische und andere Ressourcen buchbar macht, sondern auch die Erfolgsfaktoren anhand anonymisierter Buchungsdaten ermittelt.
Was ist Desk Sharing?
Im Zuge hybrider Arbeit hat sich Desk Sharing etabliert. Das Prinzip ist simpel: Anstelle fester Arbeitsplätze nutzen mehrere Mitarbeitende flexible Schreibtische. So wird der Arbeitsplatz zu einer bedarfsabhängig nutzbaren Ressource, und kein Mitarbeitender hat einen persönlichen Schreibtisch, sondern nutzt einen Pool verfügbarer Arbeitsplätze.
Dieses Modell erhöht Flexibilität und Mobilität für Mitarbeitende, erleichtert Aufgaben im Homeoffice und verbessert die Work-Life-Balance. Da immer mehr Arbeit digital erledigt wird, ist ein fester Schreibtisch oft nicht mehr zwingend erforderlich.
Bedeutung von Desk Sharing für euer Unternehmen
Das Konzept des Desk Sharings bietet zahlreiche Vorteile für euer Unternehmen. Dazu gehören:
- Effizientere Nutzung der Bürofläche: Anstatt jeden Tag leerstehende Schreibtische zu haben, werden Ressourcen besser genutzt. So wird optimierst du dein hybrides Büro nachhaltig.
- Einsparungspotenzial: Teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz, lassen sich Flächen optimieren oder im Idealfall Bürokosten senken.
- Abteilungsübergreifender Austausch: Auch wenn es zu den Herausforderungen hybrider Arbeit gehört, steckt hier auch ein enormes Potenzial. Denn es fördert die Zusammenarbeit und Teamkommunikation, indem es Mitarbeitende dazu anregt, regelmäßig den Arbeitsplatz zu wechseln und so mit verschiedenen Kolleg:innen in Kontakt zu kommen.
- Flexibilität: Das Modell bietet sowohl für das Unternehmen als auch für Mitarbeitende Flexibilität. Die Mitarbeitende können je nach ihren Aufgaben und Präferenzen den für sie passenden Arbeitsplatz wählen.
- Agilität: Desk Sharing unterstützt agile Arbeitsmethoden. Hybride Teams können schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Arbeitsweise an neue Projekte und Aufgaben anpassen.
Wie lässt sich das Konzept einführen?
Die Einführung von Desk Sharing in eurem Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und eine transparente Kommunikation. Hier sind einige Schritte, die euch helfen können:
- Bedarfsanalyse: Überprüfung der Eignung für die Unternehmenskultur und -weise.
- Planung: Umsetzung sorgfältig planen, Mitarbeiterbedürfnisse und Bürofläche berücksichtigen.
- Kommunikation: Frühzeitige und transparente Information über die Einführung.
- Softwareauswahl: Auswahl einer benutzerfreundlichen Desk Sharing Software.
- Testphase: Start mit einer Pilotphase, um das Konzept zu testen.
- Schulung: Mitarbeiter für das neue System schulen und unterstützen.
- Evaluation und Anpassung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung basierend auf Feedback.
Die organisatorische Einführung und kulturelle Einführung von Desk Sharing kann eine Herausforderung sein, aber mit sorgfältiger Planung, offener Kommunikation und stetiger Anpassung kann es zu einer Bereicherung für euer Unternehmen werden.
Woran erkennt ihr, dass Desk Sharing funktioniert?
Für den Erfolg von Desk Sharing gibt es einige Beispiele. Es kommt natürlich darauf an, welches Ziel ihr euch intern für das neue Arbeitsmodell gesteckt habt. Oftmals werden dafür zwei datenbasierte Faktoren einbezogen, die sich gegenseitig ergänzen:
1. Mehr Mitarbeitende im Büro
Buchungsdaten zu analysieren ist der erste Schritt, um Erfolg wirklich messbar zu machen. Dabei kommt es nicht auf die persönlichen Buchungen jedes einzelnen Mitarbeitenden an. Vielmehr bieten anonyme Daten die Bemessungsgrundlage. Denn anhand ebendieser Daten könnt ihr sehen, wie viele Mitarbeitende zurück ins Büro kommen und wie euer Büro genutzt wird.
So haben Unternehmen, die Seatti als Desk Sharing Software einführten, zum Beispiel im Schnitt 32 % mehr Mitarbeitende auf natürliche Weise und ohne betriebliche Vereinbarung zurück ins Büro geholt.
2. Anzahl der Mitarbeitende pro Arbeitsplatz
Um den Erfolg von Desk Sharing zu messen, ist es wichtig, Buchungsdaten zu analysieren. Die Desk Sharing Ratio gibt Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen. Eine gute Ratio variiert je nach Unternehmensgröße und Büroflächen.
Eine Ratio von 1:1 bedeutet, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch hat. Eine Ratio von 2:1 würde bedeuten, dass zwei Mitarbeiter sich einen Schreibtisch teilen. Je höher dieser Faktor ist, desto weniger Fläche benötigt ihr. Wenn ihr Büroräume reduzieren möchtet, kann das ein Indikator für den Erfolg sein.
Nutzt Seatti als Software-Lösung für Desk Sharing
Seatti ist die führende Software-Lösung für Unternehmen, die nicht nur erfolgreich Desk Sharing einführen möchten, sondern auch ihr Team näher zusammenbringen möchte. Denn Seatti geht über die klassische Arbeitsplatz-Buchungssoftware hinaus, indem unser Tool Funktionen wie das Meetup-Feature bereitstellt.
Hier können eure Mitarbeitenden sehen, wer sich wann im Büro befinden wird und sich untereinander absprechen und gemeinsam Zeit im Büro verbringen. Lieblingskolleg:innen lassen sich als Favoriten hinzufügen und Teambuchungen vornehmen, um die Zusammenarbeit im virtuellen Team zu erhöhen.
Und das Beste: Durch die nahtlose Integration in MS Teams können eure Mitarbeitenden im gewohnten Umfeld all diese Buchungen und Verabredungen vornehmen. IT-Abteilungen werden so Schulungen und hochkomplexe technische Implementierungen erspart, da alle Nutzer & Nutzergruppen durch die Entra-ID einfach übernommen werden.
