Der Trend zum hybriden Arbeiten hält weiterhin an. Unternehmen müssen Lösungen suchen, um Mitarbeitenden Flexibilität zu ermöglichen. Eine Lösung sind geteilte Arbeitsplätze. Eine intuitive Desk Sharing Software erlaubt die Verwaltung mit nur wenigen Klicks. Aber was solltet ihr bei der Einführung beachten? Hier gibt es einige Tipps für die Nutzung einer Desk Sharing App!
Das Wichtigste in Kürze
- Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz im Büro. Somit haben sie keinen festen oder persönlichen Schreibtisch mehr im Büro.
- So sollen Büroflächen effizienter genutzt, Mitarbeitenden mehr Flexibilität gegeben & auf Dauer Kosten für das Büro reduziert werden.
- Um die Verwaltung zu vereinfachen, hilft euch eine Desk Sharing Software dabei, Schreibtische & andere Ressourcen in eurem Büro buchbar zu machen & zu sehen, wo Kolleg:innen arbeiten.
Was ist Desk Sharing?
Das Konzept von Desk Sharing ist in vielen Arbeitsplätzen längst zum neuen Standard geworden. Durch die Corona Pandemie haben viele Unternehmen auf geteilte Arbeitsplätze umgestellt. Bei dem Konzept haben eure Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro. Vielmehr teilt sich eure Belegschaft alle zur Verfügung gestellten Schreibtische. Das sorgt dafür, dass mehrere Mitarbeitende auf einen Arbeitsplatz kommen. Denn in Zeiten von hybridem Arbeiten kommen nicht mehr alle Mitarbeitenden regelmäßig ins Büro.
Für Verantwortliche der Unternehmensorganisation wie der HR, Facility- oder Real Estate Management bis hin zur Geschäftsführung bedeutet das einen erhöhten Verwaltungsaufwand, der ohne technische Hilfsmittel nur schwer zu bewältigen ist. Die Lösung ist eine Desk Sharing Software.
Was leistet eine Desk Sharing Software?
Neben diesen Verwaltungsfunktionen bietet eine Desk Sharing Software euren Mitarbeitenden vor allem die Möglichkeit, per App oder am Desktop, Schreibtische, Parkplätze oder Meetingräume zu buchen. Ihr könnt somit eure Büroflächen in nur wenigen Schritten komplett buchbar machen und euch mithilfe dem Desk Sharing Tool besser organisieren.
Denn Funktionen, wie die Arbeitsplatzbuchung oder integrierte Datenanalysen helfen euch, die Nutzung eurer Büroflächen genauer unter die Lupe zu nehmen und Flächenoptimierung zu betreiben.
Zudem ermöglicht es euch, Mitarbeitende mithilfe eines Desk Sharing Systems auf natürlicher Weise wieder zurück ins Büro zu holen. Denn die Buchung und Absprache anderer Teamkolleg:innen ist ein zentraler Anreiz, damit eure Mitarbeitende mehr Zeit im Büro verbringen.
Welche Vorteile hat die langfristige Nutzung einer unternehmensweiten Software?
1. Kosteneinsparung: Weniger feste und persönliche Arbeitsplätze bedeuten weniger benötigte Büroflächen. Das spart Kosten auf unterschiedlichen Ebenen wie Mietkosten, Reinigungskosten und im Angesicht der Energiekrise auch Strom- und Heizkosten. Eine Desk Sharing Software zeigt euch übersichtlich dieses Potenzial.
2. Hilfestellung: Eine Desk Sharing App ist eine technische Hilfestellung. Sie vereinfacht die Organisation & Verwaltung bestehender Büroflächen und ermöglicht euch Datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Eure Mitarbeitende können mittels einer Desk Sharing Software in nur wenigen Klicks ihren Arbeitsalltag organisieren – smart und intuitiv.
3. Reduzierung des CO2-Fußabdrucks: Hybrides Arbeiten fördert die Nachhaltigkeit und kann die Gesamtumweltbelastung von Unternehmen und Mitarbeitenden verringern, indem Emissionen und Energieverbrauch im Büro und bei der Kommunikation reduziert werden.
4. Sicherheit für Mitarbeitende: Bevor sich eure Mitarbeitende auf den Weg ins Büro machen, können sie über eine Desk Sharing App einen freien Arbeitsplatz für ihren Tag buchen.
5. Förderung von Flexibilität: Die Balance zwischen Job und Privatleben verschmilzt durch die Nutzung des Homeoffices zum einen, zum anderen lässt sich beides teilweise besser miteinander vereinen. Dies ist besonders im War for Talents wichtig, um Führungskräfte im Unternehmen zu halten.
6. Sozialer Austausch & Produktivität: Das Büro erlebt einen Wandel. Es dient nicht mehr primär als Arbeitsstandort, sondern entwickelt sich vermehrt zum Ort sozialer Interaktionen mit den Kolleg:innen. So entstehen moderne und hybride Büros.
Desk Sharing mit einer Software implementieren
Am Anfang des Implementierungsprozesses steht vor allem die Frage: Wie lässt sich Desk Sharing erfolgreich implementieren? Das lässt sich pauschal nicht beantworte. Der Übergang zum hybriden Unternehmen erstreckt sich nicht über weniger Wochen. Es ist vielmehr ein laufender Prozess, der besonders in der Anfangsphase Zeit benötigt.
Vor allem die Unternehmenskultur muss aktiv an das hybride Arbeitsmodell angepasst werden. Was ist also für die Einführung nötig?
Visionen, Ziele & Strategien festlegen
Am Anfang des Prozesses muss grundsätzlich festgelegt werden, welche Rolle hybrides Arbeiten im Unternehmen spielen wird. Dennoch sollten Ziele wie mehr Flexibilität für Mitarbeitende, höhere Attraktivität als Arbeitgeber oder Kostenersparnis durch Flächenreduzierung benannt werden.
Wandel einläuten & Mitarbeitende einbeziehen
Um Mitarbeitende abzuholen und die Veränderungen zu erläutern, ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Die Unternehmensziele und die Einführung müssen transparent offengelegt werden. Dabei ist es wichtig, beim Erarbeiten einer globalen Policy für hybrides Arbeiten auch die Mitarbeitenden miteinzubeziehen und zu befragen.
Technische Voraussetzung schaffen
Damit Mitarbeitende hybrides Arbeiten nutzen kann, braucht es eine passende technische Ausstattung. Neben Laptops, Tablets oder anderen Geräten gehört auch eine zentrale Cloud-Lösung. So hat jeder Mitarbeitende Zugriff auf Dateien, egal, wo sie sich gerade befinden. Die Desk Sharing Software kann hier eine zentrale Rolle bei der Organisation von Büroflächen spielen. Auch die Implementierung der Software sollte berücksichtigt werden.
Ausprobieren & Feedback einholen
Probieren geht über studieren! Auch bei der Einführung einer Desk Sharing Software ist das nicht anders. Regelmäßige Feedback-Runden helfen dabei, das Verhalten und die Bedürfnisse der Belegschaft zu verstehen und zu verbessern.
Für welche Unternehmen & Branchen eignet sich Desk Sharing?
Hybrides Arbeiten lässt sich theoretisch gesehen in jedem Betrieb und Branche einführen. Besonders gut eignet sich die Implementierung für klassische Büros, in denen beispielsweise die HR-Abteilung, IT-Service oder das Accounting sitzt. Hier lässt sich das Modell “Ein Schreibtisch – mehrere Mitarbeitende” besonders gut und effizient umsetzen. Wenn sich im Büro also der Trend erkennen lässt, dass nur noch ein Bruchteil der Belegschaft vor Ort arbeitet, lohnt es sich, Desk Sharing einzuführen.
Andere Unternehmen machen aber auch andere, eher untypische Bereich durch eine Desk Sharing Software buchbar. So lassen sich beispielsweise Labors genauso online für den Arbeitstag reservieren. Die Anpassungsfähigkeit ist hier sehr hoch und das Produkt ist aus technischer Sicht nicht nur auf das klassische Büro anwendbar.
