Produktivität durch Flexibilität – Wie remote Arbeitsplätze Teams und Unternehmen helfen können

Produktivität im Home Office

Jeder von uns hat in den vergangenen Wochen mit hoher Wahrscheinlichkeit seine persönlichen Erfahrungen mit Remote Work gemacht. Wir alle haben unterschiedliche Dinge ausprobiert und mittlerweile unser eigenes Fazit gezogen. Und doch sind wir uns sicher einig, dass die Arbeit außerhalb des Büros sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringt. Darunter fallen Punkte, die hauptsächlich Mitarbeitertende und Teammitglieder betreffen, wie die persönliche Work-Life-Balance, Ablenkungen in der Umgebung oder Arbeitswege, für die wir nur noch Hausschuhe benötigen. Aber auch andere Aspekte, welche eher auf Management- und Unternehmensebene diskutiert werden, wie beispielsweise Kosteneinsparungen durch verringerte Büroflächen oder die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur bei stark geographisch verteilten Teams, zählen dazu.

Produktivität von remote arbeitenden Teammitgliedern wird unterschiedlich bewertet

Diese Diskussion über Vor- und Nachteile dreht sich im Grunde oft um einen für alle Seiten gleichermaßen relevanter Gesichtspunkt, nämlich die Produktivität. Mitarbeitende sind nur dann mit ihrer Gesamtsituation glücklich, wenn sie auch für sich selbst zufriedenstellende Ergebnisse erzielen können. Manager wiederum messen anhand der Produktivität ihrer Teammitglieder die eigene Leistung als Führungskraft.

Dabei unterscheidet sich die wahrgenommene Produktivität bei Befragungen von Führungskräften oft noch deutlich zu Befragungen von Teams und Mitarbeitenden. Mitarbeitende bewerten Ihre Produktivität dabei als deutlich gesteigert. Besonders die individuelle remote Performance wird laut einer  Fraunhofer Studie im Vergleich zur Leistung im Büro immer besser eingeschätzt. Führungskräfte hingegen nehmen oft noch eine kritische Haltung ein. Einer im Harvard Business Review veröffentlichten Studie zufolge denken 60% der Manager, dass remote arbeitende Teammitglieder weniger Leistung bringen als Mitarbeitende im Büro, oder sind sich dessen zumindest unsicher. Haupttreiber dafür sind hauptsächlich ein oft fehlendes Vertrauen in den Leistungswille der Mitarbeitenden. Aber auch das Vertrauen in die eigene Fähigkeit, ein geographisch verteiltes Team erfolgreich zu managen, trägt zur kritischen Haltung gegenüber Remote Work bei.

Trotzdem entschieden sich in den vergangenen Monaten immer mehr Führungsetagen großer sowie kleiner Unternehmen, Remote Work als langfristiges Konzept aufrechterhalten zu wollen. Schätzungsweise wollen in Zukunft ca. 60% aller Unternehmen hybride Modelle aus Büro und Home Office etablieren. Woher kommt also diese Dissonanz der wahrgenommenen Produktivität und wieso scheint es, als wäre Remote Work gekommen um zu bleiben?

Hybride Arbeitsplatzmodelle ermöglichen es uns das beste aus jeder Arbeitssituation heraus zu holen

Dazu erst einmal eine kurze Definition von Produktivität, wie wir sie hier verwenden. Im Endeffekt beschreibt sie, zu welchem Grad ein gewünschtes Arbeitsergebnis erzielt werden kann. Dies kann mehrere Faktoren wie den zeitlichen Aufwand oder die Qualität der Ergebnisse miteinbeziehen. Die optimistische Einstellung, dass flexible Arbeitsplatzmodelle positive Konsequenzen für Unternehmen haben, resultiert wohl aus der Erkenntnis der jüngeren Vergangenheit, dass beide Arten von Arbeitsplätzen für bestimmt Szenarien besser geeignet sind und auf unterschiedliche Weise zum erfolgreichen Erzielen von Arbeitsergebnissen beitragen können. Klassische Büroräume werden für die persönliche Kollaboration und den sozialen Austausch benötigt,  flexible Arbeitsplätze außerhalb des Büros fördern eher die fokussierte, individuelle Projektarbeit.

Zwei der größten Erfolgsfaktoren zur Erreichung von Produktivität an einem flexiblen Arbeitsplatz sind die Möglichkeit, sich eine Atmosphäre frei von Ablenkung und Lärm zu schaffen, wenn dies benötigt wird, sowie die fokussiertere Nutzung der effektiven Arbeitszeit. Einer Studie der Stanford Business School zufolge konnten remote arbeitende Call Center Mitarbeiter ihre Produktivität jüngst um 13% steigern. 9% davon entfallen auf Zeitgewinn durch verringerte Pausendauer und eine verringerte Anzahl an Fehltagen. Die restlichen 4% stellen eine reine Steigerung der getätigten Anrufe dar, resultierend aus einer ruhigeren Arbeitsumgebung. Insgesamt 76% der Befragten gaben an, dass sie produktiver arbeiten können, da sie weniger durch ihre Umgebung abgelenkt werden. In einem flexibleren Arbeitsumfeld können auch Fokus-Perioden von optimalerweise 60 bis 90 Minuten konzentrierter eingehalten und durch häufigere, aber kurze Pausen effektiver gestaltet werden.

Zur ganzen Wahrheit gehört aber auch, dass die Teamperformance in der zuvor erwähnten Fraunhofer-Studie schlechter eingeschätzt wird als die individuelle Performance. Dies lässt sich leicht durch den fehlenden persönlichen Austausch erklären. Auch wenn die zunehmende Gewöhnung an Kollaborations-Tools den regelmäßigen Austausch zukünftig sogar fördern kann, sind einige Aspekte der persönlichen Zusammenarbeit nicht zu ersetzen. Arbeit im Home Office ist nicht für jede Arbeitssituation geeignet. Manche Aufgaben basieren auf Kooperation und spontaner, aus der Diskussion entstehender Inspiration. Auch das Gemeinschaftsgefühl in einem Team oder Unternehmen kann im isolierten Home Office zum Problem werden.

Ein Ökosystem an flexiblen Arbeitsplätzen kann das beste aus beiden Welten vereinen

Wieso muss also das Büro die einzige Alternative zum Home Office sein?

Und wieso muss das Home Office die einzige flexible Alternative zum Büro sein?

Es reicht nicht aus, dass Firmen, wie bspw. Microsoft, hybride Arbeitsplatzmodell als theoretische Möglichkeit einführen. Der Teil des Arbeitsalltags, welcher außerhalb des Büros stattfindet, kann nicht allein durch Zuschüsse für Standing Desks für das Home Office von Mitarbeitenden abgehakt werden. Genauso wenig sollte für den persönlichen Austausch zwischen KollegInnen immer der Arbeitsweg ins Büro auf  sich genommen werden müssen, nur um so die Hälfte der Woche auf die Vorteile von Remote Work zu verzichten.

Auch außerhalb des Büros können unterschiedliche und flexibel belegbare Arbeitsplätze geschaffen werden, um unterschiedlichsten Arbeitssituationen und dem Bedarf nach persönlichem Austausch gerecht zu werden. Einzel-Arbeitsplätze können je nach benötigtem Fokus oder Inspiration privat oder in öffentlichen Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden. Ebenso können für Teams flexible Arbeitsplätze gefunden werden. Diese können auch außerhalb des Büros, bspw. in Meetingräumen von Hotels oder Event Locations, gefunden werden. Diese Orte bieten Arbeitsumgebungen mit ausreichender Privatsphäre für gemeinsame Projektarbeit, Workshops oder Team-Sprints. Dabei muss nicht automatisch auf die gewohnte Flexibilität oder auf kurze Arbeitswege verzichtet werden, wie es bei der Verlegung dieser Aktivitäten ins Büro der Fall wäre. Auch Team-Arbeitsplätze können flexibel nur für wenige Stunden gebucht werden und der Druck, mehrere Stunden im Büro zu verbringen, entfällt. Gleichzeitig kann die Visibilität von Teammitgliedern außerhalb des Büros verbessert werden und dadurch auch das Vertrauensproblem von Vorgesetzten gelöst werden.

Maximale Produktivität durch freie Arbeitsplatzwahl und vielfältiges Angebot

Es gibt dabei keinen generellen “Sweet Spot” auf den Achsen zwischen individueller- / Teamarbeit und privaten / öffentlichen Arbeitsplätzen. Eine Produktivitätssteigerung wird erst dadurch erreicht, dass Mitarbeitende ihr Arbeitsumfeld ideal an die eigenen Bedürfnisse oder die Bedürfnisse des Teams anpassen können. Das geschieht durch sowohl zeitliche als auch örtliche Flexibilität. Dafür muss den Mitarbeitenden und Teams der Zugang zu einem Ökosystem an unterschiedlichen, flexiblen Arbeitsplätzen ermöglicht werden. Überlässt man die Mitarbeitenden dabei sich selbst, kann die Arbeitsplatzsuche schnell zum Zeitfresser werden, mit negativen Folgen für die Produktivität. Der unkomplizierte Zugang zu einem großen Angebot solcher Arbeitsplätze kann durch individuelle oder teambasierte Budgetierung kontrolliert werden und so trotz aller Flexibilität Planungssicherheit für Unternehmen geschaffen werden.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass Leute Remote Work nicht so sehr lieben, weil sie Büros grundsätzlich meiden wollen, sondern weil sie es schätzen, frei wählen zu können. Diese Freiheit, je nach Arbeitspensum, Zeitdruck, Art der Arbeit oder auch persönlicher Präferenz zu entscheiden, wo und mit wem sie arbeiten möchten ist ein massiver Faktor für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Deshalb sollte ihnen auch durch die Wahl des Arbeitsplatzes maximale Flexibilität gewährt werden. Durch die Möglichkeit, den Arbeitsplatz jederzeit an die individuelle Situation anzupassen, können nicht nur Unternehmen als Ganzes, sondern auch die Manager und alle Mitarbeitenden maximal profitieren.

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Kommentare

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