Die hybride Arbeitswelt ist inzwischen für viele Unternehmen zur Norm geworden. Diese flexible Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter zwischen Büro und Heimarbeit wechseln, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf den Informationsfluss. In diesem Artikel erörtern wir Strategien, um den Informationsfluss in einem hybriden Arbeitsumfeld zu verbessern und so Produktivität, Mitarbeiterengagement und Teamzusammenarbeit zu fördern.
Das Wichtigste in Kürze
- Im hybriden Arbeitsumfeld kann es schnell dazu kommen, dass Informationen innerhalb eures Unternehmens nicht richtig weitergegeben werden.
- Durch die Verlagerung der Kommunikation in den virtuellen Raum können die Unternehmenskultur und der Informationsfluss leiden.
- Für Führungskräfte & Mitarbeitende ist es wichtig, durch regelmäßige Meetings, Teamevents oder gemeinsame Bürotage diesem Effekt entgegenzuwirken.
- Kollaborationstools wie Seatti können euch dabei helfen, bestehende Silos und isolierte Teams aufzubrechen & mehr Zusammenarbeit zu fördern.
Informationsfluss im Unternehmen: Eine Definition
Mit dem Informationsfluss im Unternehmen wird oftmals das Wissensmanagement gemeint. Dies bezeichnet den Prozess, durch den Informationen und Wissen innerhalb eurer Organisation ausgetauscht, verbreitet und kommuniziert werden.
Dies umfasst die Art und Weise, wie Daten, Wissen, Updates und Einsichten zwischen verschiedenen Ebenen, Abteilungen und Individuen der Organisation übertragen werden. Und dieser Prozess findet auf unterschiedlichen Ebenen und Kommunikationskanälen statt und beinhalten meist folgende Themen:
- Wie wird Wissen innerhalb eures Unternehmens weitergegeben?
- Wie werden Management-Entscheidungen kommuniziert?
- Wie werden sie kommuniziert?
- Welche Möglichkeiten gibt es, dass Mitarbeitende sich gegenseitig helfen und Wissen austauschen?
- Wie werden neue Mitarbeitende in den Informationsfluss eingegliedert?
- Welche Kanäle gibt es, um asynchron Wissen zu vermitteln?
Warum ist ein reibungsloser Informationsfluss so wichtig?
Ein effizienter Informationsfluss in eurem Unternehmen ist entscheidend dafür, wie sich die hybride Zusammenarbeit gestaltet. Im hybriden Arbeitsumfeld ist es essenziell, dass die asynchrone Kommunikation effizient und reibungslos abläuft. Informationen und Dateien müssen wir die jeweiligen Teammitglieder leicht zu finden sein – erst dann funktioniert hybrides Arbeiten wirklich!
Beispiele für einen gelungenen Informationsfluss
Um Wissen innerhalb eures Unternehmens weiterzugeben, gibt es zahlreiche Beispiele für einen gelungen Informationsfluss. Wichtig ist zu betonen, dass er formeller und informeller Natur sein kann.
Beispiele für den informellen Informationsfluss sind beispielsweise informelle Gespräche wie Coffee-Chats, Teamevents für die jeweilige Abteilung oder aber auch Besprechungen. Wichtig ist, dass eure hybride Unternehmenskultur Raum für diesen Austausch lässt.
Formeller Informationsfluss ist vielmehr ein arbeitsbezogener Wissensmanagement-Prozess. Er schließt Berichte, Meetings, E-Mails oder ein hybrides Onboarding neuer Mitarbeitenden mit ein. An diesen Stellen muss klar und deutlich kommuniziert werden, sodass jeder die passenden und für ihn oder sie relevanten Informationen mitnehmen kann.
Ein gut strukturierter Informationsfluss fördert Transparenz, minimiert Missverständnisse, unterstützt die strategische Ausrichtung und trägt zur Schaffung eines kohärenten und effektiven Arbeitsumfelds bei.
Informationsfluss von Führungskräften verbessern
Der Informationsfluss von Führungskräften spielt eine zentrale Rolle in der Dynamik und Effektivität einer Organisation. Führungskräfte fungieren als Hauptknotenpunkte im Netzwerk des Informationsaustauschs, da sie strategische Richtungen vorgeben, Entscheidungen kommunizieren und Feedback aus verschiedenen Unternehmensbereichen integrieren.
Die effektive Führung auf Distanz fördert ein transparentes und effizientes Wissensmanagement. Das sorgt wiederum dafür. Dass Mitarbeitende auf allen Ebenen klare, konsistente und zeitnahe Informationen erhalten. Eine offene Feedback-Kultur fördert außerdem das Verständnis für die Unternehmensziele, Strategien oder Veränderungen.
Damit der Informationsfluss im Beruf verbessert wird, müssen Führungskräfte auf Folgendes achten:
- Feedback einholen: Regelmäßige Feedback-Runden innerhalb des Teams helfen dabei, Arbeitsprozesse zu verstehen und mögliche Probleme beim Informationsfluss zu entdecken. Eine offene Kommunikation hinsichtlich der Arbeitsprozesse im Wissensmanagement ist essenziell, um Informationen über Teams hinweg zugänglich zu machen.
- Arbeitsprozesse optimieren: Solltet ihr als Team oder als Führungskraft feststellen, dass manche Prozesse nicht funktionieren, weil Informationen abteilungsübergreifend oder intern nicht richtig weitergeleitet werden, passt die Prozesse an. Hinterfragt aktiv, wie sich Wissen nach Meetings oder auch asynchron festhalten lassen, sodass jeder Zugang zu notwendigen Daten oder Dokumenten hat.
- Strukturen schaffen: Organisationsstrukturen sind wichtig, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern. Hybride Meetings zum Beispiel lassen sich mit einer klaren Rollenverteilung deutlich vereinfachen. Protokolle oder Agenda helfen dabei, Beschlüssen festzuhalten. Das kann sich auch in Tools wie Projektmanagement-Tools oder Online-Whiteboards widerspiegeln.
Informationsfluss im Team erleichtern
Ein verbesserter Informationsfluss ist aber nicht nur Aufgabe der Führungskräfte. Vielmehr muss das ganze Team zusammenarbeiten, um das Ziel zu erreichen. Hier sind einige Tipps für euch:
Klare Kommunikationsrichtlinien festlegen
In einem hybriden Arbeitsumfeld ist es entscheidend, klare Kommunikationsrichtlinien zu haben. Dazu gehört, welche Kommunikationskanäle für welche Arten von Nachrichten genutzt werden sollten. Beispielsweise könnten E-Mails für formelle Mitteilungen, Instant Messaging für schnelle Fragen und Videoanrufe für Teammeetings verwendet werden.
Auch die Erreichbarkeit in eurem Team sollte vorab geklärt werden. Legt beispielsweise fest, dass während der Kernarbeitszeiten direkte Nachrichten per Messenger wie MS Teams erlaubt sind, danach aber E-Mails zu bevorzugen sind.
Regelmäßige Updates & Meetings
Regelmäßige Meetings sind unerlässlich, um alle auf dem Laufenden zu halten, insbesondere in einem Team, das nicht immer physisch zusammen ist. Diese sollten sowohl in persönlicher Form als auch über Videokonferenzen angeboten werden, um sicherzustellen, dass remote arbeitende Teammitglieder inkludiert sind.
Einsatz von Kollaborationstools
Die Nutzung von Kollaborationstools wie Slack, Microsoft Teams oder Asana kann den Informationsfluss in hybriden Teams erheblich verbessern. Diese Tools ermöglichen nicht nur eine effiziente Kommunikation, sondern bieten auch Funktionen für Aufgabenmanagement und File-Sharing.
Schaffung einer Kultur des offenen Austauschs
Eine Unternehmenskultur, die offene Kommunikation und Wissensaustausch fördert, ist für den Erfolg eines hybriden Teams entscheidend. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, Informationen und Ideen proaktiv zu teilen.
Informationsfluss mit Seatti verbessern
Damit das Wissensmanagement in eurem Unternehmen deutlich besser funktioniert, arbeiten wir bei Seatti daran, diese Silos von isolierten Teams aufzubrechen und die Zusammenarbeit zu fördern. Mit unserem Hybrid Collaboration Modul fördert ihr auf natürliche Weise die Büropräsenz. So konnten unsere Kunden im Schnitt 32 % mehr Präsenz im Büro durch unsere Software-Lösung steigern.
Unser Meetup-Dashboard zum Beispiel verrät euren Mitarbeitenden mit nur einem Blick, wer an welchen Tagen plant, ins Büro zu kommen. Optional könnt ihr angeben, woran ihr arbeiten werdet, sodass die Projektplanung leichter wird. Das fördert den abteilungsübergreifenden Austausch und fördert den Informationsfluss in eurem Team.
Und damit die Teamtage nicht zu kurz kommen, könnt ihr mit unserer Teambuchungsfunktion für eure Kolleg:innen Vorschläge machen, wann ihr euch gemeinsam zum Arbeiten verabredet. Leicht, intuitiv und smart über MS Teams.
